Nykypäivän parhaat myyntiorganisaatiot ovat kuin huippuunsa viritettyjä autoja: jokainen osa-alue ja työn osa on optimoitu siten, että kassaan kilisee mahdollisimman paljon euroja. Pelkkä myynnin määrä ei kuitenkaan mittaa yrityksen menestystä, vaan asiakkuuksien elinkaari on myös yhtä tärkeä ellei jopa tärkeämpi. Itse asiassa on useita tärkeitä asioita, joita optimoida, ja näiden tunnistaminen saattaa olla haastavaa. Nykypäivänä hyödynnettäviä mittareita on datan ja tutkimuksen ansiosta tuhansia riippuen toki, mitä osa-aluetta halutaan mitata. Mittarien valinta on usein hankalaa, sillä se, mikä toimii jossain yrityksessä, ei välttämättä toimi toisessa.
Hätä ei ole kuitenkaan tämän näköinen: käsittelemme tässä blogissa KPI-mittareita perusasioista aina niiden valitsemiseen asti, jotta jokainen blogin lukenut osaa lähestyä mittarien valintaa oikealla tavalla myyntiorganisaatiossa.
Mikä on KPI-mittari?
Key Performance Indicator eli KPI on suomeksi käännettynä mitattava arvo, joka osoittaa, kuinka tehokkaasti yritys saavuttaa liiketoiminnan keskeiset tavoitteet. Organisaatiot käyttävät KPI-mittareita useilla tasoilla arvioidakseen yritystä tavoitteiden saavuttamisessa. Ylätason KPI:t voivat keskittyä liiketoiminnan yleiseen suorituskykyyn, kun taas ruohonjuuritason KPI-mittarit voivat keskittyä prosesseihin yksiköissä, kuten myynti, markkinointi, henkilöstöhallinto ja asiakastuki.
Mikä tekee KPI-mittarista tehokkaan?
Organisaatiot valitsevat liian usein alalla parhaaksi koetut KPI:t ja ihmettelevät, miksi ne eivät heijasta heidän omaa yritystään, eikä niiden käyttö vaikuta positiivisesti yrityksen tulokseen. Tehokkaat KPI-mittarit ovatkin usein liitetty suoraan yrityksen tavoitteisiin. Yksi tärkeimmistä mutta usein unohdetuista KPI-näkökohdista on, että KPI:t ovat viestinnän muoto. Sellaisenaan ne noudattavat samoja sääntöjä ja parhaita käytäntöjä kuin muutkin viestintämuodot; lyhyeen, selkeään ja merkitykselliseen tietoon reagoidaan.
KPI-mittarit ovat viestinnän muoto.
Mittareiden kehittämisessä ja valitsemisessa ryhmäsi tulee aloittaa ylätasolta ja ymmärtää, mitkä ovat organisaation tavoitteet, kuinka ne aiotaan saavuttaa, ja ketkä nämä tavoitteet saavuttavat. Prosessin tulee olla jatkuva, ja siihen tulee osallistaa henkilöitä eri yksiköistä. Prosessin lopputulemana sinulla tulee olla kuva siitä, mitä tulee mitata, ja kenen kanssa tämä tieto täytyy jakaa.
Kuinka valita KPI-mittari myyntiorganisaatiossa
Tässä vaiheessa ymmärrämme jo KPI:n merkityksen organisaatiolle; niiden on tarkoitus viestiä selkeästi työntekijöille ja johdolle yrityksen tilasta. Oikein valittuna ne ohjaavat tekemistä oikeaan suuntaan (tai toisaalta kertovat, jos asioita tehdään väärin).
Miten voit sitten varmistaa, että valitset oikeat KPI:t? Seuraava viiden kohdan ohje varmistaa, että mittaat myyntiorganisaatiosi suorituskykyä myyntiprosessin eri vaiheissa oikealla tavalla.
1. Aloita ylätasolta
Mitkä ovat yrityksesi strategiassa määritellyt tavoitteet? Mahdollisuuksia on monia: liikevaihto, kasvu, asiakashankinta, asiakaspoistuma jne. Tyypillisesti myyntiorganisaatiolla on yksi suurempi tavoite, jota tukee muutama alemman tason tavoitetta. Jokaisen myynnissä työskentelevän tulee ymmärtää nämä tavoitteet. Tässä esimerkki:
- Pääasiallinen tavoite: Kasvata liikevaihtoa X €
- Alemman tason tavoite: Kasvata myyntiä kuukausittain X %
2. Kertaa myynnin matematiikka
Myyntiorganisaatiolle seuraava askel on lähteä tarkastelemaan omaa myynnin matematiikkaa. Kun tämä ymmärretään, voidaan lähteä katsomaan, mitä osa-alueita vaaditaan, jotta päästään haluttuihin isompiin tavoitteisiin kuten liikevaihdon tai kannattavuuden kasvuun. Tavoitteet saattavat myös vaihtua ajan kanssa, ja monilla kasvuyrityksillä voi olla ensin tärkeämpää saavuttaa kova vuosittainen kasvu, minkä jälkeen lähdetään vasta tavoittelemaan kannattavuutta.
Myynnilliset tavoitteet
- Pääasiallinen tavoite myynnille: € myynti kuukausittain
- Toissijainen tavoite myynnille: % kasvu kuukausittain
Myynnin matematiikka / metriikka
- Keskikaupan arvo (€)
- Myyntisykli X päivää / kuukautta / vuotta
- Mahdollisuuksien määrä
- Mahdollisuuksien kaupan todennäköisyys (%)
3. Siirry ruohonjuuritasolle
Ota huomioon ylempänä määrittelemäsi tavoitteet ja lähde pilkkomaan niitä pienemmiksi. Kuinka monta mahdollisuutta myyntiutkessasi pitää olla, jotta haluttu myynti saavutetaan? Kuinka monta yhteydenottoa vaaditaan, jotta halutut mahdollisuudet saavutetaan? Millä ajanjaksolla nämä tulee saavuttaa? Mieti myös, mitä lukuja on fiksuinta optimoida. Saatat havaita, että kauppojen todennäköisyys on heikoin lenkki ketjussa, jolloin sen parantamiseen tulee keskittyä. Voit myös mitata B2B-myynnissä prospektointia, esimerkiksi uusien lisättyjen kontaktien määrää.
KPI-mittarit ovat tehokkaimpia, kun niillä tavoitellaan tiettyä tulosta aktiviteettien kautta, sillä ne motivoivat myyjiä tekemään tiettyjä aktiviteetteja, ja niiden avulla pystytään selvittämään syy, jos tavoitteisiin ei päästä.
Myyntiputki:
- X voitettua kauppaa
- X diilejä / mahdollisuuksia
- X markkinoinnin liidiä
Aktiviteetit:
- Lähetä X sähköpostia
- Soita X puhelua
- Käy X tapaamista
- Lähetä X tarjousta
4. Priorisoi mittarit
Tässä vaiheessa sinulla on lista mahdollisista mittareista, joilla on vaikutus yrityksesi tavoitteiden saavuttamiseen. Seuraava askel on priorisoida näistä 5-8 mittaria, jotka ovat tärkeimpiä. Toiminnan ohjaaminen ja tehostaminen on huomattavasti helpompaa, kun mittarien määrä pysyy hallitulla tasolla. Mieti myös, miten haluat johtaa myyntiorganisaatiota. Jotkut suosivat tapaa, jossa keskitytään enemmän pelkkään lopputulokseen, kun taas toiset keskittyvät lopputulokseen johtaviin aktiviteetteihin. Kumman tahansa valitset, sinun kannattaa silti mitata tietoisesti ruohonjuuritason aktiviteetteja, sillä jos tavoitteisiin ei päästä eikä sitä tiedetä, on todella vaikeaa sanoa, mistä se johtuu.
Vainulla olemme tunnistaneet seuraavat KPI-mittarit, jotka ovat tärkeitä myyntiorganisaatiossamme: tapaamisten määrä, kauppojen keskikoko, soitetut puhelut, follow-up tapaamiset, markkinointiliidit ja kauppojen todennäköisyys.
5. Tee monitoroinnista läpinäkyvää
Viimeinen vaihe tässä urakassa on varmistaa, että viestintä pelaa. Mittareiden seuraamisesta tulee tehdä helppoa koko organisaatiolle. Jos myyjille tärkeitä mittareita ovat esimerkiksi sovitut tapaamiset, voitetut kaupat euromääräisenä ja kylmäsoitot, nämä kannattaa esittää koko tiimille myyntitilassa olevalla näytöllä. Tämän saavuttamiseksi voidaan käyttää ulkoisia ohjelmistoja kuten Plectoa, jota myös Vainulla käytämme. Mittareita ei tule piilottaa, mikäli niillä halutaan motivoida työntekijöitä ja ohjata tekemistä oikeaan suuntaan.
Mittareista teoiksi
KPI-mittarit ovat melkeinpä pakollisia modernissa yrityksessä, joka haluaa menestyä. Ilman niitä toimintaa on vaikea ohjata oikeaan suuntaan. Mittarien valinta on loppujen lopuksi helppoa, kun noudattaa yllä mainittuja ohjeita. Mittarien valinnan jälkeen ei kannata kuitenkaan jämähtää niihin; ajat muuttuvat ja niin myös yrityksen prioriteetit. Se, mikä toimi kymmenen vuotta sitten, ei välttämättä toimi tänään.
Mittareista ei kannata antaa negatiivista kuvaa yrityksen sisällä (tyyliä "isoveli valvoo"), vaan niitä kannattaa pelillistää. Tämän voi toteuttaa järjestämällä esimerkiksi kilpailuja, jotka sidotaan valittuihin KPI-mittareihin.
