Sales operations: een uitleg en de best practices

Tijdens een live optreden vindt er achter de schermen een technisch en organisatorisch hoogstandje plaats. De stagemanager, de geluidstechnici, de kostuumontwerpers en vele andere rollen maken dat wat er op het podium gebeurt onvergetelijk wordt en totaal frictieloos verloopt. Zo worden grootschalige dance feesten neergezet die een onvergetelijke ervaring voor het publiek creëren. Maar ook in salesorganisatie zijn er een aantal activiteiten die achter de schermen plaatsvinden om de organisatie te helpen effectief en efficiënt te zijn, en zo de commerciële doelen te bereiken. Zonder sales operations geen feest!

Het werk van het sales ops team blijft vaak onopgemerkt. Er wordt geen bel geluid nadat er een deal gesloten is. Het zijn niet de winnende sales tijgers en ze creëren geen populaire marketing content. In plaats daarvan optimaliseren ze het salesproces zodat anderen met meer focus en succes hun werk kunnen doen. Ze verwijderen frictie en zorgen zo dat sales reps minder tijd kwijt hoeven zijn aan voorwerk en admin zodat ze kunnen doen waar ze het beste in zijn: contact leggen met prospects, meetings boeken en deals sluiten. Het sales ops-team is met recht de fundering de verkoopsuccessen van een moderne organisatie.

In dit artikel krijg je een inleiding in sales ops en waarom het een essentieel onderdeel is van een modern en toekomstbestendig salesproces.

Wat zijn sales operations?

De rol, de processen en activiteiten die frictie in het salesproces verminderen zodat salesmensen productiever en succesvoller zijn, noemen we sales operations.

Deze unit is verantwoordelijk voor het analyseren en optimaliseren van het salesproces. Data speelt een grote rol voor sales ops. Het team gebruikt data voor:

  • strategisch inzicht en een gameplan om doelen te bereiken;
  • het vinden van best practices om training te begeleiden en;
  • het stimuleren van de juiste focus.

 

Kortom, sales operations concentreert zich op één doel: salesmensen helpen sneller, betere deals te sluiten.

Inhoud van deze post:

  1. Het belang van sales operations voor een modern salesproces
  2. Sales operations vs. sales enablement: wat is het verschil?
  3. Functies van de afdeling sales operations
  4. Tips en best practices
  5. Conclusie

1. Het belang van sales operations voor een modern salesproces

De afdeling sales operations is een unit op het snijvlak van technologie, data en simpelweg de praktijkervaringen van salesteams. Sales operations werken datagestuurde processen en workflows uit die salesmensen helpen effectiever en succesvoller te zijn. Een efficiënte uitvoering van het salesproces kan het verschil maken tussen een salesteam dat floreert en een team dat het verknalt.

Een sales operations manager neemt veel van de administratieve en operationele taken op zich die nodig zijn om een sales organisatie te runnen. Aangezien de hedendaagse sales organisatie steeds meer afhankelijk is van data en technologie, moet iemand zorgen voor duidelijke organisatie en structuur. In veel bedrijven is het logisch dat sales ops verantwoordelijk wordt voor de administratie van de sales tech-stack. Met name admin in het CRM, wat essentieel is voor het kunnen gebruiken van de feedback uit de praktijkervaringen van salesreps.

Sales ops-activiteiten hebben niet direct betrekking op interactie tussen koper en verkoper, maar hebben wel een directe impact. Door het salesproces continu te optimaliseren met behulp van data en tools, kunnen sales operations tijd vrij maken voor salesmensen om zich te concentreren op de daadwerkelijke verkoop, wat maakt dat zij zo efficiënt mogelijk kunnen verkopen. Daarnaast helpen de inzichten van sales ops met het bepalen van de (salesgerelateerde) marketing strategie. Sales ops kan dus zelfs als brug fungeren tussen sales en marketing!

2. Sales operations versus Sales enablement: wat is het verschil?

Sales operations en sales enablement werken naar een gemeenschappelijk doel: de prestaties en salesresultaten verbeteren. Beide termen worden soms door elkaar gebruikt, maar er zijn veel duidelijke verschillen.

Het is een recenter begrip in de lijst met salestermen. Sales enablement, ofwel ondersteuning bij verkoop verwijst naar het proces binnen een salesorganisatie om het salesteam de tools, middelen en training te geven om meer deals te sluiten. Een sales playbook is één van de meest voorkomende en effectieve bronnen voor sales enablement, naast templates voor presentaties en case studies om effectiviteit van de geboden oplossing te illustreren.

Sales operations daarentegen richten zich op activiteiten op een hoger niveau, zoals strategie, rapportage, processen of quotabeheer. Terwijl sales enablement de salesmensen in de frontlinie ondersteunt door middel van leren en inhoud, is sales ops meer gericht op het efficiënter maken van het proces zelf door middel van data, tools en een geoptimaliseerde workflow (en dus ook sales enablement kan sturen en ondersteunen).

Het zijn verschillende kanten van dezelfde medaille: sales enablement is een belangrijk onderdeel van sales operations.

Alle prospects vinden die binnen je ideale klantprofiel vallen? Vraag snel een demo aan!

Vier kerntaken van een sales operations-team

In een notendop gaat sales ops over het optimaliseren van het salesproces met het doel de resultaten te stimuleren en het bedrijf te laten groeien. Deze unit is bedoeld om salesmensen te ondersteunen door een verscheidenheid aan functies aan te nemen die tijd vrij maken, frictie wegnemen en de prestaties verbeteren.

Ooit waren het vooral rekenwonders maar sales ops-professionals worden steeds meer belast met het afhandelen van een scala aan activiteiten en taken achter de schermen. Dit zijn de vier kernfuncties die jouw salesoperations team nodig heeft om de efficiëntie te vergroten en salesmensen op hun beurt te helpen sneller deals te sluiten.

1. Rapportage: selectie van de belangrijkste metrics

Sales ops leiders zijn datajunkies. Cijfermatige natuurtalenten die alle data die het salesproces genereren kunnen interpreteren, structureren en uitleggen. Sales ops bewaakt verschillende belangrijke sales statistieken die inzicht geven in hoe de hitrate kan worden verbeterd en hoe het volledige salesproces kan worden geoptimaliseerd. Statistieken die vaak worden gebruikt door veel salesafdelingen kunnen knelpunten, trends en inefficiënties blootleggen. Wanneer je deze tijdig corrigeert kun je de resultaten van de hele organisatie op lange termijn consistent verbeteren.

Sales ops volgt vaak statistieken, zoals de efficiëntie in de pijplijn, gemiddelde lengte van de salescyclus of responstijd voor leads, maar wat de selectie ook is, deze statistieken moeten altijd de strategie raadplegen. Voor een SaaS-bedrijf helpt een hoog winstpercentage bijvoorbeeld niet als je je klanten niet weet te behouden. Voor sales ops kan een verhoogd verlooppercentage een waarschuwing zijn die aangeeft dat de salesmensen aanvullende training nodig hebben. Bijvoorbeeld, om de juiste koper te vinden en te binden of de juiste verwachting voor hun prospects te stellen.

2. Sales enablement

Salesmensen komen vaak in onzekerheid terecht. Het kunnen bezuinigingen zijn. Of het kan een prospect zijn met de meeste bizarre bezwaren. Sales ops moet deze onzekerheid verminderen en salesmensen duidelijke processen en routines te geven zodat vertegenwoordigers zich kunnen ontwikkelen en uitblinken in hun werk.

Om dit te kunnen moet sales ops de fundering van het salesproces ontwerpen. Van het beheren van de sales-stack tot het creëren van workflows en playbooks. Enkele andere taken zijn coaching en mentoring, training voor het gebruik van tools en het afdwingen van de salesmethode van het bedrijf (ervoor zorgen dat vertegenwoordigers zich eraan houden).

3. Implementatie en optimalisatie van het salesproces

Als business-to-business sales een videogame was, zou sales ops de walkthrough guide schrijven. De afdeling sales operations is verantwoordelijk voor het opbouwen, analyseren en afstemmen van het salesproces om conversie te verbeteren, salescycli te verkorten en winst te maximaliseren.

Overweeg een typisch sales ops-project. Als beheerder van het CRM en andere tools kan ops manieren zoeken om tijdrovende taken zoals handmatig invoeren van informatie in het CRM te elimineren. Met regelmatige dataverrijking kan het CRM ontbrekende bedrijfsgegevens zoals firmografische, technografische en signaalgegevens integreren met de contacten in jouw database.

4. Strategie en planning

Dankzij de mogelijkheden voor data analyse speelt sales ops een sleutelrol bij het opstellen van een salesstrategie en het stellen van toekomstige verkoopdoelen. Het team heeft vaak een adviserende rol voor het hoofd van sales, omdat ze een goed beeld kunnen geven van het salesproces.

Sales ops kan ook samenwerken met marketing om de merk-identiteit en de content af te stemmen. Een dergelijke samenwerking overbrugt de kloof tussen sales en marketing (hallo, smarketing!) En bedient beide teams op twee belangrijke gebieden: a) ontwikkeling van de salesfunnel en b) ontwikkeling van content.

Free Sales Activity Tracking Spreadsheet

Sales operations: tips en best practices

De teamstructuur van een salesafdeling bestaat in allerlei vormen en kleuren. Hoewel sales ops een integraal onderdeel is geworden van de salesorganisatie, bestaan er verschillen in structuur, rol en implementatie tussen bedrijven en industrieën. Kleinere bedrijven kunnen gewoon een doorgewinterde business development manager promoten. Daarentegen zal een grote organisatie waarschijnlijk een team samenstellen met technische specialisten, managers voor saleseffectiviteit en een manager sales operations.

Ongeacht de grootte, volg deze best practices om ervoor te zorgen dat jouw salesunit draait als een goed geoliede machine.

1. Bepaal en begrijp de relevante KPI's.

Een goede sales ops-leider eet cijfers voor ontbijt. Gelukkig is er in sales geen tekort aan statistieken en KPI's om bij te houden. De uitdaging echter is om te meten wat het meest betekenisvol is voor het bedrijf.

Het dashboard van een sales ops-manager bevat grote overkoepelende statistieken, zoals de gemiddelde contractwaarde, salescycli en hitrate. Deze statistieken worden door de hele organisatie gedeeld, maar het maakt deel uit van wat sales ops doet om dieper in te gaan op de details.

Bijvoorbeeld. Het salesteam kent hun hit-rate - maar kunnen ze zien in welke fase van het salesproces ze de meeste deals verliezen? En waarom? Het verkoopteam weet ook zeker hoeveel ze vorige maand hebben verkocht - maar weten ze ook uit welk segment de meest lucratieve klanten komen? Dit is waar sales ops bij komt kijken. Ze moeten over de capaciteit beschikken om een overzicht te hebben van het gehele salesproces om antwoorden op die vragen te kunnen geven. Zodra dit is begrepen is het mogelijk om het hele proces aan te passen en af te stemmen.

Belangrijk: Ontleed de cijfers en bekijk ze met een vergrootglas. Duik diep in je proces en de prestaties van het team om de gebieden te identificeren waarin ze schitteren en de plekken te vinden die verbetert kunnen worden.

2. Identificeer trends voordat ze uit de hand lopen

Als je eenmaal een gedetailleerd beeld hebt van de prestaties van je team, wil je trends ontdekken die je de tekortkomingen en knelpunten van jouw salesproces helpen begrijpen. Wat voorkomt dat je salesmensen quota halen? De conversie is de afgelopen week gedaald. Waarom?

Omdat ze een holistisch beeld hebben van het gehele salesproces, kunnen succesvolle sales operations vroeg genoeg anticiperen op trends, zodat ze langdurige achterblijvende prestatie van het verkoopteam kunnen voorkomen.

Belangrijk: Als je iets ziet, zeg dan ook iets. Wanneer je een trend identificeert, communiceer dan vroeg om de juiste koers te bepalen.

3. Niet alle problemen zijn op te lossen met quick-fixes.

Sales is een snelle wereld, en vaak zijn er meer problemen dan tijd om ze op te lossen. Het haasten van taak naar taak en het implementeren van quick-fixes ontspoort steevast een goede routine en proces. Het serieus oplossen van problemen verandert hierdoor snel in het elkaar flansen van oplossingen.

Constant brandjes blussen vereist een hoop resources van sales operations. Identificeer in plaats van snelle oplossingen het echte probleem: waar lekt het salesproces? Het zijn de duurzame lange-termijn oplossingen die onderliggende problemen tackelen die de grootste impact hebben op het succes van het hele salesteam.

Belangrijk: werk aan het oplossen van echte problemen in plaats van het uitvoeren van niet-duurzame snelle oplossingen. Laat je niet door onnodige quick-fixes afleiden van wat echt succes brengt voor het salesteam en de binnenlopende deals.

4. Neem een adviserende rol in voor het hoofd van sales.

Een sterke samenwerking tussen marketing, head of sales en de sales ops manager is noodzakelijk voor een succesvolle sales ops unit. Als een soort ‘Chief of staff’ moet een sales ops-manager leren denken als het hoofd van sales om de oplossingen voor te stellen waarmee het verkoopteam langetermijnoplossingen kan implementeren.

5. Zorg ervoor dat je data accuraat en up-to-date is.

Het werk van sales ops levert niets op zonder nauwkeurige, actuele en betrouwbare data. In veel organisaties fungeert sales ops als de beheerder van de meeste salestools, inclusief de CRM. Daarom moet je ervoor zorgen dat iedereen het CRM systeem correct gebruikt en alle relevante informatie invoert. Stel duidelijke regels en richtlijnen op zodat iedereen in het bedrijf het CRM systeem op dezelfde manier gebruikt.

Onthoud dat wat er ook gebeurt, data in je business systemen razendsnel gedateerd raken als je er niet bovenop zit. Bedrijven zijn voortdurend in beweging en mensen veranderen van baan, waardoor je data veroudert en onnauwkeurig wordt. Elke organisatie die met een CRM werkt, wil het hele jaar dataopschoning activiteiten opzetten om dataverval op te lossen en de deur te openen naar extra datapunten en rijkere inzichten.

Conclusie

Door gebruik te maken van data, inzicht en technologie zijn sales operations een cruciaal onderdeel van salesorganisaties van elke omvang. Ja, het werk van deze afdelingen blijft in het dagelijkse leven grotendeels onopgemerkt, maar op de lange termijn ondersteunt sales ops bijna alles wat de salesteams doen. Wil je zeker weten dat je vertegenwoordigers het meeste uit hun tijd halen? Sales ops heeft daar een antwoord op.

Subscribe to Vainu’s Newsletter

Sales operations: een uitleg en de best practices Eduardo Alonso

Scribbler at Vainu’s Marketing team. Taco enthusiast and obsessive record collector. Straight outta Madrid.