Yrityksesi tarpeisiin sopivan CRM-järjestelmän löytäminen voi olla yllättävän haastavaa. Valmiissa ratkaisuissa on usein mukana ominaisuuksia, joita ei oikeasti tarvita, tai niistä puuttuvat ne, jotka ovat juuri sinun liiketoiminnallesi olennaisia. Monilla yrityksillä on omat uniikit prosessinsa ja toimintatapansa, jolloin CRM-järjestelmän mukautettavuus nousee keskeiseen rooliin. Ohjelmiston ei kuulu sanella, miten yrityksesi toimii – sen kuuluu tukea ja mukautua juuri sinun toimintamalliisi.
Tässä artikkelissa pureudutaan siihen, miten löydät mukautettavan CRM-järjestelmän, joka vastaa yrityksesi tarpeita ja tukee kasvua joustavalla ja toimialalähtöisellä tavalla.
Miksi mukautettavuus on tärkeää CRM-järjestelmissä?
CRM-järjestelmän mukautettavuus on erityisen tärkeää silloin, kun yrityksesi prosessit eivät sovellu valmiiseen muottiin. Vaikka monet CRM-alustat tarjoavat perusasetuksia, ne jäävät usein vajaiksi, kun myynnin työnkulut muuttuvat tai liiketoimintasi vaatimukset kehittyvät.
Mukautettavalla CRM:llä voit muokata järjestelmää yrityksesi todellisten tarpeiden mukaan. Voit päättää, miten ja missä muodossa tiedot tallennetaan, miten työnkulku etenee eri vaiheiden välillä, millaiset automaatiot taustalla pyörivät ja miltä käyttöliittymä näyttää eri käyttäjärooleissa. Mukauttaminen menee pidemmälle kuin konfigurointi: kun konfigurointi tarkoittaa asetusten säätämistä pintatasolla, mukauttaminen taas mahdollistaa järjestelmän rakenteen ja toiminnallisuuden muokkauksen. Tämä onnistuu esimerkiksi low-code-ratkaisujen, moduulirakenteisten lisäosien tai ohjelmistokehitystiimin tekemien mukautettavien ratkaisujen avulla. Tavoitteena on saada CRM vastaamaan yrityksesi todellista toimintatapaa.
Yleensä mukauttamisen tarve alkaa näkyä, kun nykyinen CRM tai valmisratkaisu alkaa jarruttaa arkea. Jos esimerkiksi käytät edelleen Exceliä myyntiprosessin osien hallintaan tai jos tiimi kiertää CRM:n kokonaan käyttäessään muita viestintävälineitä tai tallentaessaan tärkeitä tietoja, on aika pysähtyä. Mukautettavuus tuo apua silloin, kun prosessit eivät ole suoraviivaisia tai kun useampi tiimi tekee yhteistyötä eri rooleissa ja vaiheissa. Se on myös tärkeää silloin, kun sisäiset toimintatavat elävät nopeammin kuin CRM pysyy mukana.
Useilla yrityksillä on monikielisiä tiimejä, rajat ylittävää myyntiä ja markkinakohtaisia vaatimuksia noudatettavanaan. Esimerkiksi julkishallinnon asiakaskunnassa tarjouskierrokset ja pitkät myyntisyklit ovat arkipäivää. Tällaisissa tapauksissa tarvitaan CRM, joka mahdollistaa erikoiskenttien lisäämisen, liiketoimintalogiikan mukauttamisen ja hyväksymisprosessien rakentamisen juuri oikealla tavalla.
Mukautettava CRM mahdollistaa esimerkiksi:
Monikieliset käyttöliittymät ja asiakirjat
Maakohtaiset tietosuojakäytännöt ja verosäännökset
Erilaisten myyntiprosessien rakentamisen eri markkina-alueille
Automaatiot, jotka noudattavat paikallisia hankintakäytäntöjä
Pitkien ja monivaiheisten myyntisyklien seuraamisen mukautetuilla välitavoitteilla
Hyvin räätälöity CRM säästää aikaa, ehkäisee virheitä ja kasvaa yrityksesi mukana.
Tärkeimmät ominaisuudet, joihin kannattaa kiinnittää huomiota mukautettavaa CRM-järjestelmää valitessa
Käyttöliittymän ja työnkulkujen muokattavuus
Käyttöliittymän ja työnkulkujen muokattavuudella on iso rooli mukautettavan CRM-järjestelmän valinnassa. Ne määrittävät, miltä järjestelmä näyttää ja miten sitä käytetään päivittäin. Hyvin muokattava käyttöliittymä mahdollistaa sen, että järjestelmä tukee suoraan tiimisi nykyisiä toimintatapoja sen sijaan, että teidän pitäisi opetella uusi malli.
Järjestelmän tulisi antaa mahdollisuus muokata esimerkiksi seuraavia asioita:
Mahdollisuus muokata kenttien nimet vastaamaan yrityksesi omia termejä ja kieltä.
Mahdollisuus määrittää käyttöliittymän näkymät tiimikohtaisiksi, jotta kukin tiimi saa esiin juuri heille tärkeimmät tiedot.
Voit luoda roolikohtaiset näkymät, joissa käyttäjät näkevät vain heille oleellisen sisällön.
Moduulien näkyvyyden määrittely: voit piilottaa tarpeettomat toiminnot tietyiltä käyttäjiltä, jotta käyttöliittymä pysyy selkeänä.
Tällaisilla muokkauksilla vähennät hämmennystä ja madallat kynnystä ottaa järjestelmän käyttöön. Kun CRM tuntuu heti alusta tutulta ja loogiselta, tiimi omaksuu sen nopeammin ja käyttää sitä mielellään, mikä näkyy myös parempana tehokkuutena.
Työnkulkujen mukautettavuus puolestaan optimoi arjen prosesseja. Voit esimerkiksi rakentaa visuaaliset vaiheistukset myyntiputkeen, lisätä muistutuksia tärkeistä siirtymävaiheista tai luoda automaatioita, jotka siirtävät tehtäviä markkinoinnilta myynnille oikealla hetkellä. Nämä yksityiskohdat saattavat tuntua pieniltä, mutta juuri ne auttavat koko työryhmää pysymään kartalla ja pitämään projektit liikkeessä.
Tietomallinnus ja räätälöidyt kentät
On tärkeää tarkastella, miten hyvin CRM-järjestelmä mukautuu yrityksesi tarpeisiin erityisesti siinä, miten järjestelmä käsittelee ja mallintaa tietoja. Jokaisella yrityksellä on omat tapansa seurata tietoa, olipa kyse toimialakohtaisista erityispiirteistä, asiakkuuksien hallinnasta tai sisäisistä prosesseista. Hyvä CRM antaa sinulle mahdollisuuden suunnitella juuri sinun liiketoimintaasi vastaavan tietorakenteen.
Useimmat perusratkaisut keskittyvät lähinnä yhteystietoihin, yrityksiin ja sopimuksiin. Monille yrityksille tämä ei kuitenkaan riitä – mukaan täytyy saada esimerkiksi projektinhallinta, alihankkijat, huolto- tai ylläpitosopimukset ja asiakastuen tukipyynnöt. Näihin tarpeisiin tarvitaan kehittyneempi tietomalli, joka mahdollistaa täysin uusien tietueiden ja prosessien luomisen juuri sen mukaan, miten yritys oikeasti toimii.
Mukautettavat kentät ovat tässä avainasemassa. Saatat esimerkiksi haluta tallentaa ja seurata sisäisiä tietoja, kuten:
Asiakassegmentit tai ryhmittelyt
Vaatimustenmukaisuus- tai auditointitiedot
Palvelutasosopimusten määräajat
Projektien sisäiset viitenumerot
Sopimusten uusimisten aikataulut
Tällaiset kentät tekevät raportoinnista ja tiedon suodattamisesta tehokkaampaa sekä auttavat tekemään parempia päätöksiä arjessa. Ilman näitä ominaisuuksia tiimit voivat joutua turvautumaan erillisiin taulukoihin tai manuaaliseen muistiinpanoon, jolloin virheiden riski kasvaa, ja ajankohtaisen tiedon löytäminen hankaloituu.
Kun CRM tukee joustavaa ja yrityksesi näköistä tietomallinnusta, voit rakentaa kokonaisuuden, joka kattaa asiakkuuden koko elinkaaren aina ensikontaktista jatkuvaan asiakastukeen ja lojaliteetin ylläpitämiseen saakka. Samalla voit yhdistää eri tiimit työskentelemään saumattomasti saman järjestelmän kautta.
Kun CRM-järjestelmä tukee mukautettuja tietomalleja, se mukautuu juuri siihen tapaan, miten liiketoimintasi oikeasti toimii.
Yhteensopivuus nykyisten myyntityökalujen kanssa
CRM-järjestelmän on oltava yhteensopiva käytössä olevien myyntityökalujesi kanssa. Toimiva integraatio tekee arjesta sujuvampaa, sillä sinun ei tarvitse vaihdella eri järjestelmien välillä ja etsiskellä asiakastietoja useista eri lähteistä.
Mukautettavan CRM:n tulisi tukea integraatioita tärkeimpien työkalujesi kanssa, kuten esimerkiksi seuraavien järjestelmien kanssa:
Sähköpostialustojen, kuten Outlookin tai Gmailin
Markkinoinnin automaatiojärjestelmien
Laskutus- ja taloushallintaohjelmistojen
Asiakastuen työkalujen
Verkkokauppa-alustojen
Yksinkertaisimmat tarpeet voi hoitaa plug-and-play-tyyppisillä lisäosilla. Yrityksesi kannalta olennaisempiin käyttötapauksiin tarvitaan kuitenkin syvempi ja älykkäämpi integraatio. Mukautettavat CRM-ratkaisut mahdollistavat esimerkiksi API-rajapintojen tai sisäänrakennettujen yhdistäjien hyödyntämisen kaksisuuntaiseen ja reaaliaikaiseen tiedonsiirtoon. Näin tieto liikkuu molempiin suuntiin, CRM:ään ja sieltä muihin järjestelmiin, automaattisesti ja ajankohtaisesti.
Hyvin toimivan integraation ansiosta vältät päällekkäisen tiedon syöttämisen eri järjestelmiin. Tämä tuo tehokkuutta, vähentää virheitä ja vapauttaa aikaa tärkeämpiin tehtäviin. Kun koko tiimi käyttää samaa, reaaliaikaista tietoa, yhteistyö sujuu paremmin ja asiakkaiden tarpeisiin pystytään reagoimaan nopeammin.
Kun CRM on aidosti integroitu muihin järjestelmiisi, myyntitiimi voi työskennellä yhdestä ja samasta totuuden lähteestä ilman epäselvyyksiä.
Automaatio ja liiketoimintalogiikan mukautettavuus
Automaatio ja taustalogiikka tekevät CRM-järjestelmästä huomattavasti älykkäämmän ratkaisun liiketoiminnan arkeen.
Niiden avulla voit luoda mukautettuja sääntöjä, jotka käynnistävät toimenpiteitä automaattisesti määriteltyjen ehtojen täyttyessä. Esimerkiksi:
Voit määrittää, että järjestelmä lähettää automaattisesti seurantasähköpostin kaksi päivää sen jälkeen, kun liidi on täyttänyt yhteydenottolomakkeen.
Kun asiakas vastaa tarjoukseen, sopimus siirtyy automaattisesti seuraavaan vaiheeseen.
Kun liidi saavuttaa tietyn pistearvon, järjestelmä luo tehtävän myyntitiimillesi.
Nämä säännöt tukevat liiketoimintaprosessiasi, etkä joudu mukauttamaan prosessiasi järjestelmän mukaan.
Useimmat modernit ja muokattavat CRM-järjestelmät tukevat myös ehdollista logiikkaa, mikä tarkoittaa käytännössä sitä, että eri toimenpiteet käynnistyvät eri tilanteissa. Jos asiakas esimerkiksi valitsee lomakkeessa "Yrityspaketti", CRM voi reitittää liidin kokeneemmalle myyntiedustajalle. Tai jos tarjous on ollut passiivinen kymmenen päivää, järjestelmä voi lähettää automaattisesti muistutuksen tai nostaa hälytyksen.
Dynaamisten työnkulkujen avulla voit rakentaa täysin joustavia asiakaspolkuja, jolloin kaikki perustuu siihen, miten asiakkaasi toimii tai millaisia tapahtumia aikajanalle kertyy. Voit siis määritellä tarkasti, mitä tapahtuu seuraavaksi eri tilanteissa ja vuorovaikutuksen vaiheissa.
Kaikki tämä tapahtuu CRM:n tausta-automaatiossa. Siellä järjestelmä toimii kuin fiksu virtuaaliassistentti: se kerää tietoa ja reagoi siihen automaattisesti ja ennakoivasti.
Älykäs tausta-automaatio tekee CRM:stä aktiivisen osan myyntitiimiäsi.
Vähäkoodiset ja koodittomat ratkaisut vs. kehittäjävetoiset alustat
Tapa, jolla CRM-järjestelmä rakennetaan ja mukautetaan, vaikuttaa merkittävästi käyttökokemukseen ja tulevaan kehitykseen. Vaihtoehtoina ovat vähäkoodiset tai koodittomat työkalut sekä kehittäjäpohjaiset alustat. Molemmilla on selkeät vahvuutensa, riippuen tiimin osaamisesta ja liiketoiminnan tavoitteista.
Vähäkoodisilla ja koodittomilla alustoilla voit rakentaa ja muokata CRM:n toiminnallisuuksia visuaalisilla työkaluilla ilman varsinaista ohjelmointia. Nämä ratkaisut sopivat erityisesti yrityksille, joilla ei ole omaa teknistä henkilökuntaa tai joiden muutostarve on nopea ja joustava. Esimerkiksi myynti- ja asiakaspalvelutiimit voivat itse luoda lomakkeita, asettaa automaatiosääntöjä tai hienosäätää työnkulkuja ilman IT-osaston tukea. Tämä nopeuttaa muutosten käyttöönottoa sekä säästää resursseja.
Kehittäjäpohjaisilla alustoilla puolestaan päästään täysin käsiksi lähdekoodiin ja kehittyneisiin API-yhteyksiin. Tällaiset ratkaisut tarjoavat enemmän vapautta rakentaa ainutlaatuista liiketoimintalogiikkaa sekä mahdollisuuden integroida järjestelmä monimutkaisempiin toimintaympäristöihin. Usein suuremmat yritykset, erityisesti teollisuus- ja SaaS-sektoreilla, valitsevat tämän lähestymistavan, koska se mahdollistaa skaalautuvuuden ja tukee pitkän aikavälin kehitystä ja integraatioita.
Oikean lähestymistavan valinta edellyttää, että arvioit yrityksesi nykyiset tekniset resurssit ja tulevaisuuden tavoitteet.
Voit käyttää seuraavia kysymyksiä päätöksenteon tukena:
Onko käytettävissä omaa teknistä henkilöstöä toteuttamaan kehitystyötä?
Miten usein CRM:ää tarvitsee päivittää tai mukauttaa liiketoiminnan muuttuessa?
Onko tarvetta laajalle integraatiohallinnalle ja oman prosessilogiikan mukauttamiselle?
Kasvaako CRM:n käyttö ja vaatimukset huomattavasti tulevaisuudessa?
Monet pk-yritykset suosivat vähäkoodisia ratkaisuja, koska niiden IT-resurssit ovat usein rajalliset, ja ratkaisut mahdollistavat itsenäisen kehittämisen. Isommat organisaatiot puolestaan panostavat yleensä kehittäjävetoisiin alustoihin, joiden avulla voidaan hallita monimutkaisia työnkulkuja ja skaalautua liiketoiminnan mukana.
Varmista, että valitsemasi CRM-alusta palvelee nykyisiä osaamisresurssejasi ja tukee tulevia liiketoiminnan kehittymistarpeitasi.
Näin valitset yrityksellesi sopivan mukautettavan CRM-järjestelmän
Kun tunnet keskeiset mukauttamisominaisuudet, olet valmis siirtymään seuraavaan vaiheeseen: itse järjestelmän valintaan.
Valintaprosessin ytimessä on ymmärrys omasta liiketoiminnasta. Mitkä prosessit ovat kriittisiä? Mihin tarvitaan joustavuutta? Mitä halutaan mitata tai automatisoida? Pelkkä ominaisuuslista ei riitä, vaan on löydettävä ratkaisu, joka mukautuu yrityksesi todellisiin tarpeisiin nyt ja jatkossa.
Tarkastele ensin koko myyntiprosessin rakennetta ja rajapintoja asiakaspalveluun, markkinointiin ja muihin avaintiimeihin. Havaitse mahdolliset pullonkaulat ja tiedon katkokset: missä vaiheessa prosessi hidastuu, missä vastuuta siirtyy epäselvästi tai missä data ei kulje mukana? Nämä kipukohdat antavat suuntaa sille, millaisia ominaisuuksia järjestelmän on aidosti tuettava.
Laadi tämän pohjalta kaksi listaa, johon kirjaat seuraavat asiat:
Välttämättömät liiketoimintatarpeet: esimerkiksi monivaiheinen myyntiputki, projekti- tai sopimushallinta, roolipohjaiset näkymät tai tietyt integraatiot.
Laajennusmahdollisuudet tulevaisuuteen: skaalautuvuus uusille markkinoille, API-pohjainen kehityskelpoisuus tai kyky ottaa käyttöön uusia moduuleja ilman järjestelmän uudelleenrakentamista.
Näin luot perustan valinnalle, jossa järjestelmä vastaa tämän hetken vaatimuksiin ja antaa tilaa myös kasvulle ja jatkuvalle kehitykselle.
Mukautettavan CRM-järjestelmän optimointi
Kun CRM-järjestelmä on otettu käyttöön ja sen mukauttamisominaisuudet valjastettu tiimien käyttöön, alkaa seuraava vaihe: jatkuva optimointi. CRM ei ole staattinen työkalu, vaan elävä alusta, jonka tulisi kehittyä yhdessä liiketoiminnan kanssa.
Jotta järjestelmä pysyy ajan tasalla, ota tavaksi arvioida sen toimivuutta säännöllisesti, esimerkiksi kvartaaleittain tai puolivuosittain. Näiden tarkistusten avulla huomaat nopeasti, jos jokin osa-alue ei enää palvele tarkoitustaan. Tähän ei tarvita teknistä auditointia, vaan käytännönläheistä keskustelua käyttäjien kanssa: mikä sujuu, mikä ei, ja mitä uutta tarvittaisiin.
Hyviä kehityskohteita voivat olla esimerkiksi:
Käyttöasteen vaihtelut eri tiimeissä tai rooleissa
Raporttien hyödyntäminen päätöksenteossa
Tiedon ajankohtaisuus ja kattavuus asiakaskannassa
Näiden havaintojen perusteella voidaan tehdä kevyitä mutta tehokkaita muutoksia, kuten yksittäisten raporttien parantamista, käyttäjäoikeuksien tarkentamista tai koulutuksen lisäämistä. Näin CRM pysyy linjassa liiketoimintasi kanssa myös silloin, kun tavoitteet, henkilöstö tai markkinat muuttuvat.
Yhteenveto
Mukautettava CRM-järjestelmä on strateginen tukipilari, joka auttaa muovaamaan myyntiprosesseja, asiakaspalvelua ja operatiivista toimintaa yrityksen todellisten tarpeiden mukaan. Kun järjestelmä mukautuu liiketoimintasi logiikkaan, se vähentää manuaalista työtä, tuo selkeyttä arkeen ja parantaa tiimien välistä yhteistyötä. Skaalautuva tekninen alusta, joka tukee automaatiota, integraatioita ja monimutkaisiakin tietorakenteita, on edellytys kestävälle kasvulle.
Moderni CRM toimii parhaiten yhdessä datavetoisen prospektoinnin kanssa. Vainun prospektointityökalu helpottaa näiden tavoitteiden saavuttamista: sen reaaliaikainen yritysdata ja älykäs suodatus auttavat tunnistamaan oikeat kohdeyritykset, seuraamaan ostosignaaleja ja kohdentamaan viestit vaikuttajille juuri oikealla hetkellä. Näin rakennat luottamukseen perustuvaa myyntiä, mukautat toiminnan asiakkaan tahtiin ja viet modernit strategiat käytäntöön saumattomasti.
Vie moderni B2B-myynti uudelle tasolle – kokeile Vainua ilmaiseksi jo tänään!
Usein kysyttyä
Mistä tietää, milloin on oikea aika vaihtaa CRM-järjestelmää?
Manuaalisten prosessien lisääntyminen, tiedon hajanaisuus eri työkaluissa, heikko käyttöönotto tiimeissä ja jatkuvat rajoitukset uuden liiketoiminnan tukemisessa ovat merkkejä siitä, että nykyinen CRM kaipaa vaihtoa. Jos järjestelmä ei enää taivu uusiin tarpeisiin tai aiheuttaa turhautumista, on aika arvioida vaihtoehtoja.
Kuinka pitkä CRM:n käyttöönottoprosessi tyypillisesti on?
Käyttöönoton kesto vaihtelee valitun CRM:n, mukautusten määrän ja yrityksen koon mukaan. Vähäkoodinen ratkaisu voi olla tuotantokäytössä muutamassa viikossa, kun taas laajasti mukautettu kehittäjäpohjainen järjestelmä voi viedä useita kuukausia. Projektin nopeus riippuu myös organisaation sisäisestä valmistautumisesta.
Voiko mukautettu CRM olla tietoturvallinen ja GDPR:n mukainen?
Kyllä ja sen pitäisi olla. Mukautettavat CRM-ratkaisut voivat olla täysin tietoturvallisia ja GDPR-yhteensopivia, kun järjestelmässä on mahdollisuus säätää käyttöoikeuksia, käsitellä henkilötietoja tarkoituksenmukaisesti ja hallita tietojen säilytysaikoja. Varmista, että järjestelmäsi tukee myös auditointilokeja ja tarvittavia suostumusmekanismeja.
Paljon mukautettava CRM maksaa?
Kustannukset vaihtelevat merkittävästi riippuen valitusta alustasta, käyttäjämäärästä ja mukautusten laajuudesta. Vähäkoodiset ratkaisut voivat alkaa noin 20–60 €/käyttäjä/kk, kun taas mukautetut kehittäjäpohjaiset järjestelmät voivat sisältää lisenssimaksujen lisäksi erillisiä kehityskustannuksia. Kokonaiskustannuksia kannattaa arvioida pitkän aikavälin hyötyjen kautta.
