In 8 stappen een goede start met sales operations

Achter elke blockbuster schuilt een enorm team van professionals, allemaal verantwoordelijk voor verschillende taken, werkend aan een gezamenlijke doel van het lanceren van die ene nieuwe klassieker. De regisseur is het creatieve genie met de visie die nauw samenwerkt met de acteurs om ze te leiden naar de goede richting. Aan haar zijde staat de producent. Een filmproducent voert meer operationele taken uit, zoals het inhuren van crew en cast, het plannen van en het zorgen voor materiaal.

Waarom hebben we het over films, vraag je jezelf misschien af? Nou, in snelgroeiende salesorganisaties is het niet ongewoon dat de VP Sales een vereiste wordt. Sales coaching, forecasting en het evalueren van sales tools zijn maar een aantal dingen waar ze hun tijd aan kwijt zijn. Maar met te veel verantwoordelijkheden kunnen de belangrijke processen en beslissingen er tussenuit glippen of er wordt te veel naar cijfers gekeken terwijl er niet genoeg tijd overblijft voor de mensen.

Een sales operations rol is een slimme oplossing voor groeiende sales organisaties, vergelijkbaar met wat een filmregisseur zoekt in een producent. Door meer verantwoordelijkheid neer te leggen bij de sales operations manager (producent) kan de VP Sales (regisseur) meer tijd besteden aan het leiden van het team naar succes.

Niet lang geleden hebben we het ook gehad over het belang van sales operations in deze blogpost. In onze recente webinarspraken we met Adam Wenhov (Sales Operations Manager bij GetAccept) en Sander Blomberg (VP Sales Operations bij Benify) over hoe je met een SalesOps-functie aan de slag kunt. Dit is de uitkomst van die webinar

8 stappen voor het opzetten van een sales operations functie

1. Formuleer duidelijke doelstellingen en verwachtingen

Voordat je ook maar gaat zoeken naar CV’s of interne toppers voor deze rol, zorg voor een duidelijke definitie van de doelstellingen en verwachtingen. Wat is het dat jouw onderneming echt nodig heeft? Wat zijn vandaag de grootste uitdagingen voor je sales managers en sales reps? En wat zijn de benodigde stappen om die uitdagingen op te lossen? 

Succes meten in deze rol is moeilijk, dus een duidelijke definitie van de missie is ideaal. Maak een concept van waar je wilt dat de nieuwe SalesOps-functie zich op gaat richten (in volgorde) en schrijf er een taakomschrijving voor.  

 

2. Vind de juiste partner om je eerste SalesOps te huren

Sales operations is een belangrijke rol voor een organisatie, dus vat het niet te licht op. Door de lange lijst van verantwoordelijkheden die het meestal omvat, moet je iemand vinden die niet alleen de juiste technische en analytische vaardigheden heeft, maar ook iemand die beschikt over de drive en creativiteit om te slagen in deze veeleisende baan.  

Maar misschien wel nog belangrijker, zoek naar iemand die jou en je team aanvult en compleet maakt. Zoals onze sprekers in de webinar hebben gezegd: Om commitment van de sales reps te krijgen, moet sales operations commitment krijgen van de sales managers. Zorg ervoor dat je een sales operations manager aanneemt die er echt naar streeft om beste vrienden te worden met je sales managers.

3. Combineer een slimme langetermijnstrategie met laaghangend fruit

Oké je hebt iemand aangenomen, tijd om te beginnen! Terwijl je de functie aan het opzetten bent en denkt aan de lange termijn strategie, vergeet dan ook niet het laaghangend fruit mee te pakken. Uiteindelijk is sales operations er om de sales mensen te helpen meer te verkopen, en als mensen snel resultaten zien zul je hun vertrouwen winnen.

Interview je sales reps en leiders. Waarmee hebben zij de meeste moeite?  Welke deals worden wel gesloten? Waar zit het belangrijkste knelpunt? Uit deze insights kun je een lange termijn strategie voor sales operations bouwen terwijl je werkt aan snelle oplossingen.

4. Definieer of bevestig je ideale klant profiel en je buyer persona’s

Sales operations zou verantwoordelijk moeten zijn voor de ontwikkeling en executie van je ideale klantprofiel en buyer persona's. Zij zullen ervoor moeten zorgen dat je je sales inspanningen continu richt op de juiste prospects op de meest optimale manier.

There’s a lot of frameworks on how to create an ideal customer profile (check onze gids hier), maar zorg ervoor dat je ‘m af en toe herdefinieert of bevestigd. Misschien is er wel een pandemie die ervoor zorgt dat bedrijven minder snel kopen. Sluit ze uit in je ideale klantprofiel. Zijn er bedrijven die betere resultaten tonen, zoals een hogere ACV of een kortere sales cycle? Jouw sales operations moeten bovenop deze trends zitten.

5. Controleer de bestaande sales processen om te zien wat werkt (en wat niet)

Oké, je hebt een CRM, een marketing automation platform, sales enablement tools en misschien zelfs een platform voor gamification. Dat zijn inderdaad de eerste stappen naar een moderne salesorganisatie. Maar hoe goed werken jouw tools samen? Weten de sales reps hoe ze werken? Zijn al deze tools nodig?

Sales ops is over het algemeen wat meer technisch dan de gemiddelde sales rep en moeten ervoor zorgen dat de data afgestemd is, dat de platforms gebruikt worden en dat de waarde ervan begrepen wordt. Wees in principe een supergebruiker en zorg ervoor dat je ROI haalt uit je sales tech-stack.

New Call-to-action

6. Creeer of verbeter je sales playbook

Het trainen van sales reps of het implementeren van nieuwe processen kan moeizaam zijn. Een sales playbook abewapent je reps met alle informatie en strategieën die ze nodig hebben om uit alle kanonnen te vuren. Sales operations moet samenwerken met het sales management om een geschreven verkoopstrategie te creëren, ofwel een salesplaybook, waar je verkopers altijd naartoe kunnen gaan als ze ondersteuning of begeleiding nodig hebben.

7. Fix je data!

DData, data, data. We kunnen hier uren over praten. Sales operations moet weten tot welke data je toegang hebt, tot welke data je toegang wilt en hoe het toe te passen in je salesproces. Hier is een volledige handleiding voor het bouwen van een betrouwbare datastructuur.

8. Bereid je voor op falen en blijf continu itereren

Wees lief voor jezelf. Het gaat tijd kosten om deze nieuwe functie op te zetten op de juiste manier. De eerste stap is gewoon beginnen en vanuit daar kan je het proces verbeteren. Misschien moet je meerdere mensen aan het team toevoegen, bepaalde tools uit je stack wegdoen of processen in je sales playbook aanpassen. Wees voorbereid en zorg ervoor dat je je snel kan aanpassen.

Samenvatting

Als iedereen verantwoordelijk is, is niemand verantwoordelijk. Je doet waarschijnlijk al aan een vorm van sales operations. Maar als je wilt groeien door sales perfectie, wil je ook iemand hebben die hiervoor de leiding heeft. Loop niet, maar sprint als je de kans hebt om hier iemand voor aan te nemen.

 

Verder lezen?

Gehele webinar opname: Sales Operations Demystified

GetAccept Sales Enablement Hub

Sales operations: een uitleg en de best practices

Topics: Sales Operations

Emelie Malmquist

Marketing Manager for Sweden and Denmark (she's from the south of Sweden, so the latter one was too obvious to decline). When Emelie’s not out preaching real-time sales, she spends way too much time in front of reality shows (preferably dating shows). Often combined with a coffee or ten.