Bouw een fundament van data en bedrijfsinformatie voor een sterk CRM

De moderne formule 1 wagen is een sterk staaltje techniek. Een complexe machine die met gemak een snelheid van 300 km/u bereikt. Maar wat veel mensen niet weten is dat de auto ook een intelligent en geïntegreerd datasysteem is.

De sensoren en de bestuurder monitoren een gigantische grote hoeveelheid aan informatie uit zoals rondetijden, temperaturen, de luchtstroom en de motorprestatie. Vroeger bepaalde een kleine paar seconden het succes of falen van een race. De bestuurder had enkele seconden waarin elke beslissing telt. Tegenwoordig wordt door data bepaald hoe formule 1 auto’s worden gebouwd en gereden.

Net als in autoracen, is ook in de saleswereld data alom vertegenwoordigd. In dit artikel bespreken we wat er nodig is om benodigde je CRM van een datafundament te voorzien. Zo krijg jij de mogelijkheid om datagedreven en dus optimale beslissingen te maken in elke interactie met de klant.

In dit tijdperk van geïnformeerde prospects zou actuele data ons in elke stap van het salesproces vooruit moeten helpen waardoor je altijd zo relevant mogelijk kunt zijn. Bedrijfsinformatie en social media content die publiekelijk beschikbaar is voor iedereen vertelt je genoeg om te weten waar je over moet praten en wanneer dit zou moeten zijn. Je CRM, geboost met data en bedrijfsinzichten, kan een machtig stukje technologie zijn die je salesproces vele malen beter maakt.

Stap 1: Maak schoon wat er in je CRM zit

CRM systemen bevatten veel data. Elke dag gebruiken sales organisaties hun systemen om gigabytes aan klantinformatie uit de verschillende systemen te halen. Prospects laten informatie achter op je website wanneer ze een demo aanvragen van een product op je website, zoals hun functie of de bedrijfsnaam. Salesmensen houden gedurende de dag de CRM en hun calls bij. Langzaam maar zeker groeit zo de hoeveelheid data. En zeker niet alle data is bruikbaar. Zonder degelijk onderhoud zal een CRM snel symptomen van verval tonen.

Voordat je begint met het bouwen van een goede fundering, wil je eerst puin (data) ruimen. Elimineer onjuiste dubbele gegevens en foute en gedateerde informatie die je salesproces doen schudden, barsten en uiteindelijk doen instorten.

Maak van data schoonmaak een goede gewoonte

Data opschonen is het proces van detectie en verwijdering van corrupte of niet kloppende gegeven uit data. Data opschonen is het proces waarbij je onjuiste of onvolledige data opzoekt en verwijdert. In sales en marketing bedoelen we dan de klant en prospectinformatie die opgeslagen wordt in je CRM.

Gelukkig is dit probleem verrassend makkelijk op te lossen:

  1. identificeer corrupte data
  2. verwijder, corrigeer en update je data (als nodig)

Dat is de theorie. In realiteit hebben bedrijven alleen aandacht voor het opschonen van data wanneer het CRM systeem onbruikbaar wordt door de duizenden tegenwerkende gegevens. Als je zover bent kun je perfecte sales kansen over het hoofd zien en missen. Ook worden je belletjes ijskoud als je geen datagedreven reden hebt om contact te zoeken. Met als gevolg, meer gefrustreerde prospects dan meetings.

En dit is juist wat salesmensen een slechte reputatie geeft.

Dataverval is een reëel probleem. Dat komt omdat data bederft met de snelheid van het licht. Helaas is het net als stof op je boekenplanken niet te vermijden, zeker als er veel wordt ingevoerd.

Wacht niet voor je je dataonderhoud systematiseert. Bedrijven die werken met een CRM zijn beter af met een data opschoningsproces, als ze dat al niet hebben opgezet.

Wacht niet voor je je dataonderhoud systematiseert. Bedrijven die werken met een CRM zijn beter af met een data opschoningsproces, als ze dat al niet hebben opgezet. De echte uitdaging zit ‘m in de gewoonte ervan aangezien het niet een doe-een-keer-en-nooit-meer trucje is. Data opschonen en onderhouden is een terugkerende taak, en is het makkelijkst uitvoerbaar als je het regelmatig bijhoudt.

Je kunt deze problemen oplossen door projecten op te zetten om de data elke paar maanden te fixen, maar dat is natuurlijk geen leuk werk. Alhoewel alles een voor een met de hand oplossen zeker te doen is, kost het je zeker een aantal dagen of soms zelfs weken. Dat is ook de reden waarom veel bedrijven het gewoon laten liggen, de tijd en inspanning die het kost is gewoon erg veel.

Een slimmere maar ook schaalbare oplossing is om dit te automatiseren en software het meeste werk te laten doen. Een sales intelligence platform kan de bedrijven in je CRM nagaan, de duplicaten vinden en fouten corrigeren. Maar het belangrijkste, de tool kan dit routinematig en automatisch doen ongeacht de grootte van je database.

Dit proces werkt zo: een betrouwbare sales intelligence tool haalt continue data uit verschillende bronnen en vergelijkt het met de gegevens in je CRM. De identificatie van unieke eigenschappen zoals business id’s (KVK nummers) of e-mailadressen elimineert duplicaten. En omdat er geen sprake is van handmatige invoer is alles uniform en passend. Als de tool vervolgens de juiste data met het juiste account kan matchen, dan kun je beginnen met het verrijken van je data met extra lagen van algemene bedrijfsinformatie en technologische bedrijfsinformatie. Deze datapunten geven jou nog meer inzicht.

The Best B2B Sales Tools in 2023 | Vainu eBook

Stap 2: Stem je verschillende systemen op elkaar af

Wanneer je database uiteindelijk netjes en opgeruimd is wil je er voor zorgen dat je sales en marketing teams toegang hebben tot dezelfde database. Verschillende systemen, zoals een CRM- en marketingautomation platform, moeten volledig geïntegreerd zijn en dezelfde data delen als het gaat om bedrijfsinformatie, opmaak en benodigde contactgegevens.

Als de marketing en sales systemen dezelfde taal spreken en de dezelfde systemen gebruiken heb je de volgende voordelen:

  • Elk team heeft een completer beeld van de customer journey, van bezoeker tot klant
  • Salesteams hebben toegang tot data over het bedrijf en het online gedrag van een prospect en kunnen potentiële patronen gemakkelijker ontdekken en begrijpen.
  • Salesmensen kunnen beter anticiperen op pijnpunten van kopers en proactief relevante content delen, gericht op de situatie van de potentiële koper en zo alvast irrelevante zorgen en objections wegnemen.
  • Smarketeers kunnen zien welke content het beste werkt aan het einde van de funnel en snel handelen om eventuele tekortkomingen op te vullen of meer van de resultaat drijvende content te produceren.
  • Wanneer ze de reis van een klant door de hele funnel begrijpen, kunnen sales en marketing samenwerken om problemen op te lossen en meer te doen van datgene wat positieve resultaten oplevert.

Stap 3: Voeg alle sales relevante datapunten toe aan je CRM

De waarde van je CRM systeem hangt af van de kracht en kwaliteit van data die erin opgeslagen ligt. Hoe meer inzicht je eruit haalt, hoe rijker de klantprofielen die je kan bouwen. Simpel gezegd, hoe meer relevante data, hoe makkelijker je doordachte keuzes kan maken.

Gelukkig is er geen tekort aan informatie. Over elk bedrijf in de wereld kun je iets vinden. Het enige wat je moet doen is je browser openen en zoeken. Maar geen enkel bedrijf kan op zichzelf robuuste CRM data bouwen - er zitten grenzen aan hoeveel salesmensen kunnen onderzoeken en wat ze aan prospects kunnen vragen. Dan komt het concept van dataverrijking aan de orde. Zorg ervoor dat je goed bedenkt welke datapunten voor jouw organisatie relevant zijn en zorg dat je die informatie weet te verzamelen over je doelgroep.

Kort samengevat verwijst dataverrijking naar tools en processen die ruwe data aanvullen, verfijnen of anderszins verbeteren. Specifieker dient dataverrijking salesmensen vooral in het samenbrengen van interne en externe data om een rijker profiel van hun potentiële en bestaande klanten op te bouwen. Het helpt marketeers bij het verrijken van hun inbound leads en zo targeting en leadkwalificatie te verbeteren.

Alle prospects vinden die binnen je ideale klantprofiel vallen? Vraag snel een demo aan!

Stap 4: Ontvang automatische updates en hou je data actueel

Organisaties veranderen en mensen wisselen van baan. In een paar maanden tijd is de kostbare data waar je zo hard voor hebt gewerkt onbruikbaar. Dit noemen we dataverval en het heeft gevolgen voor ons allemaal. Een eenmalig data schoonmaakproject is dus geen duurzame oplossing.

Voorkom dat muffe data steeds meer opslagruimte in beslag neemt. Plan regelmatig data-schoonmaak-projecten in. Zorg ervoor dat je je systemen verbindt met een sales intelligence-tool zodat je op de hoogte wordt gehouden van de laatste wijzigingen in je accounts. Hiermee wordt niet alleen je CRM-database bijgewerkt, maar wordt je ook geattendeerd op gebeurtenissen en triggers binnen je accounts. Je kan dan altijd bouwen op je CRM.

Verlaag de drempel voor je webformulieren, creëer hyper gerichte klantsegmenten, verbeter account scoring processen, verhoog cross- en upselling en wordt beter in het voorspellen van churn. Ga het sales en marketing spelletje spelen met relevante bedrijfsinformatie en je zult direct winst zien.

Stap 5: Stel gemeenschappelijke regels op voor de invoer van data

CRM's zijn een knap staaltje techniek. Met de juiste gegevens is het de ruggengraat van je salesproces.. Maar net als bij krachtige raceauto's, kan je CRM snel kapot gaan zonder het juiste onderhoud.

Om ervoor te zorgen dat je CRM lange tijd blijft werken zoals het zou moeten, moet je gemeenschappelijke regels opstellen, zodat de database niet te snel verslechtert. Je wilt regelmatig audits uitvoeren met meetbare resultaten zodat je het proces voor het opschonen van data frequent uit kan voeren. Denk eraan dat je het standaardiseren van data invoert en functies implementeert om variaties in de methoden voor het invoeren van data te beperken.

Belangrijker, zorg dat je je een aantal basisregels opstelt en maak het makkelijk voor salesmensen om zich daaraan houden. Overweeg het aanstellen van iemand die verantwoordelijk is voor data die gespecialiseerd is in datakwaliteit.

Met een goed werkend CRM zijn handmatige acties minimaal en kan CRM onderhoud op de automatische piloot. Een moderne CRM detecteert deals, organisaties, activiteiten en contacten waar iets mis is. Bijvoorbeeld: een deal in een bepaalde fase of pijplijn mist een contactpersoon met een e-mail of de deal is niet gekoppeld aan een organisatie. In deze situaties krijgen sales reps een melding die hen erop wijst dit aan te passen. Simpel gezegd, wanneer iemand het verknalt krijg je vanzelf een melding dat er iets niet klopt. Dat is de manier om kwalitatieve data te houden.

Maak van je CRM het fundament van je sales organisatie

Deze blog is één van de hoofdstukken uit ons e-book Don't Blame the CRM! How to sell more with company information’. In dit 45 pagina’s tellende handboek nemen we de stappen door voor het bouwen van een data-fundering, hoe we nieuwe saleskansen kunnen identificeren, de verschillende manieren om je prospects beter te kennen dan zij zelf, hoe we de juiste boodschap op het juiste moment brengen en hoe we elke stap in het salesproces kunnen analyseren en verbeteren.

Je kunt het e-book hier downloaden.

Subscribe to Vainu’s Newsletter

Bouw een fundament van data en bedrijfsinformatie voor een sterk CRM Eduardo Alonso

Scribbler at Vainu’s Marketing team. Taco enthusiast and obsessive record collector. Straight outta Madrid.