Datan puhdistaminen: Mitä se on ja miksi CRM:si tarvitsee sitä

Myyjien ja markkinoijien yleisin kuolinsyy on tukehtuminen. Ei tukehtuminen siinä mielessä, että happi ei enää kulkisi aivoihin, vaan että pää ei enää kestä kasvavaa määrää epäjärjestyksessä olevaa, vanhentunutta asiakastietoa. Jollet halua päätyä tilastoihin, ota nyt itseäsi niskasta kiinni ja luo itsellesi rutiinit, joilla pidät datasi järjestyksessä.

Nykyään, jokaisesta yrityksestä on olemassa valtavasti informaatiota. Oikein käytettynä tämä tieto auttaa kohdistamaan myyntiponnistelut oikeaan ajankohtaan ja kanavaan. Suuri osa tästä informaatiosta on löydettävissä yksinomaan yritysten sisäisistä CRM-järjestelmistä.

Tutkimusten mukaan 30 prosenttia yritystiedosta vanhentuu alle vuodessa. Tieto vanhenee, koska yritykset kehittyvät jatkuvasti. Niiden liikevaihdot heilahtelevat, uusia johtajia palkataan, uusiin teknologioihin investoidaan ja yrityksen päämaja muuttaa toiseen kaupunkiin. Ei tarvitse kulua pitkään, että CRM-järjestelmässä olevat tiedot vanhentuvat ja käyttökelpoisen informaation löytämisestä tulee alati vaikeampaa.

CRM-järjestelmä on merkittävä investointi yritykselle kuin yritykselle. Tämän tekstin tarkoitus on painottaa tärkeyttä osana menestyvää liiketoimintaa. Se ei ole yhtään vähemmän tärkeää, kuin esimerkiksi sujuvan myyntiprosessin rakentaminen

Kun CRM:si on siistitty, voit huoletta luottaa sen tarjoamaan tietoon ja keskittyä tärkeimpään, eli myyntitavoitteiden jatkuvaan nöyryyttämiseen.

Mitä datan puhdistaminen on?

Datan puhdistaminen on prosessi, jossa havaitaan ja/tai poistetaan korruptoitunutta tai väärää tietoa datan seasta. Me puhumme nyt myynnistä ja markkinoinnista, joten tiedot liittyvät usein asiakkaisiin, joita säilytetään CRM-järjestelmässä.

Ilman säännöllistä datan puhdistamista, ongelmia alkaa ilmetä nopeasti. Myyjien on luotettava CRM:stä löytyvään tietoon. Jos tieto on virheellistä tai vanhaa, menee hyviä myyntimahdollisuuksia hukkaan, ja toisaalta asiakkaita vaivataan, kun siihen ei olisi tarvetta.

Huonon datan vaikutukset ovat tuhoisat. Se mm. aiheuttaa pidempiä myyntisyklejä väärinkäsitysten ja tiedon manuaalisen korjaamisen ja tarkistamisen myötä. Ilman hyvinvoivaa CRM:ää myyjien on vaikea löytää uusia prospekteja ja aikaa kuluu sellaisten asiakkaiden kanssa, joiden ostohousut ratkesivat jo puoli vuotta sitten!

Onneksi tämän ongelman korjaaminen on yksinkertaista. 1) Tunnista korruptoitunut data ja 2) poista, korjaa ja päivitä korruptoituneet tiedot. 

Älä jätä dataasi pölyttymään!

Tyypillisesti datan puhdistaminen nousee pöydälle joko silloin, kun siirretään dataan vanhasta CRM:stä uuteen, tai kun CRM:ää otetaan ensimmäistä kertaa käyttöön. Ei kuitenkaan kannata odottaa CRM:n parasta ennen -päivämäärän umpeutumista vaan toimia sen pelastamiseksi. On perusteltua sanoa, että jokaisen yrityksen vastuisiin kuuluu pitää CRM puhtaana.

Vääriä merkintöjä on mahdollista minimoida, mutta täydellistä dataa on vaikea saavuttaa. Tämä on erityisen totta kun tietojen lisääminen järjestelmään on ihmisten vastuulla. Kirjoitusvirheet ja muut inhimilliset erehdykset ovat asioita, joihin sorrumme väistämättä.

New Call-to-action

6 askelta datan puhdistamiseen

Virheet ja vahingot datassa johtuvat monista syistä. Riippumatta minkälaista tietoa tai missä järjestelmässä tiedot ovat, datan puhdistamiseen liittyvät toimenpiteet voidaan jakaa kuuteen osa-alueeseen.

1. Korjaa isot alkukirjaimet ja muut muodollisuudet

Nimet, jotka on kirjoitettu virheellisesti ilman isoa alkukirjainta, osoitteet, joissa käytetään vaihdellen lyhenteitä ja muut vastaavat epäsäännöllisyydet ovat datan keräämisen vähemmän hohdokasta arkipäivää. Erityisen nämä ongelmat tulevat eteen, kun tietoa tallennetaan käsin. Tällaiset pieneltä tuntuvat virheet tekevät oikeiden prospektien löytämisestä vaikeaa. Ei kuulosta vakavalta, mutta pitkällä aikavälillä tällaiset hidastavat tekijät vaikuttavat yrityksen tulokseen.

2. Yhdistä ja standardoi

Epäsiististä CRM:stä löytyy todennäköisesti sekä tittelit myyntijohtaja että sales director kuvaamaan samaa positiota. Tällaiset poikkeavuudet eivät tuota ongelmia ihmiselle, mutta ovat koneelle usein mahdottomia. Epäsäännöllisyydet tekevät tiedon suodattamisesta vaikeaa ja oikean datan löytymisestä haasteellista. Kannattaa varmistaa, että - etenkin alaasi koskevassa sanastossa - on sovittu sanat, joita käytetään poikkeuksetta. Kansainvälisessä yrityksessä on esimerkiksi perusteltua käyttää aina kieltä, jonka kaikki ymmärtävät.

3. Poista tarpeettomat kentät

Jos olet yhdistänyt kaksi dataa yhdeksi kokonaisuudeksi, datassa on todennäköisesti useita kenttiä, jotka sisältävät samaa tietoa eri otsikolla. Tällaiset ylimääräiset kohdat pöhöttävät dataa ja tekevät siitä tarpeettoman monimutkaista. Eikö olisi mukavaa, jos kaikki yhtä asiaa koskeva tieto olisi löydettävissä yhdestä paikasta?

4. Älä pelkää tietojen poistamista

Jos data on ehtinyt kasvaa useamman vuoden ajan, on todennäköistä, että se sisältää kontakteja, jotka eivät tarvitse sinua, etkä sinä heitä. Heidän työnantajansa on saattanut lopettaa toimintansa tai kontakti vaihtanut yritystä sellaiseen, jossa palvelusi ei ole tarpeellinen. Kannattaa etsiä kaikki vanhentuneet kontaktit ja poistaa ne ja siirtyä eteenpäin.

5. Eroon duplikaateista

Asiakasrekisteri, jolla ei ole kunnon kuria, on todennäköisesti täynnä duplikaatteja eli tuplamerkintöjä. Duplikaatit syntyvät, kun sama asia kirjataan järjestelmään eri henkilöiden toimesta, toisistaan tietämättä. 

Tämä voi tapahtua esimerkiksi silloin, kun yksittäinen päättäjä on töissä kahdessa eri yrityksessä. Duplikaateista seuraa usein kiusallisia tilanteita, joiden seurauksena myyjä kiroaa CRM:n epäluotettavuutta.

6. Aseta sääntöjä

Datan säännöllisen puhdistamisen lisäksi on tärkeää pitää dataa aktiivisesti siistinä. Vältetään duplikaatteja ja standardoidaan termistöä siinä missä mielekästä. On fiksua luoda yhteiset pelisäännöt koskemaan tietojen tallennetamista CRM:n. Jos myyjä poikkeaa näistä säännöistä, hyvä keino kurssin korjaamiseksi on julkinen nöyryytys...

Datan puhdistamisen ideana ei ole poistaa tietoa, jotta uudelle tulisi tilaa. Oleellisempaa on, että data pysyy tarkkana ja siitä joudutaan karsimaan mahdollisimman vähän. Kun voit luottaa dataasi, voit alkaa kehittämään toimintaasi ja esimerkiksi rikastaa dataa ulkopuolisista lähteistä.

Automatisoi datan puhdistaminen

Toimeton data rappeutuu väistämättä, mutta aktiivisella tekemiselle sen pitäminen virkeänä on lopulta helppoa. Vaikeampaa on tehdä korjaavasta toiminnasta rutiini. Muista, että datasta vanhenee vuosittain 30%, joten datan puhdistamisen täytyy olla jatkuvaa.

Tärkeää: Datan puhdistaminen on prosessi, ei kertaluontoinen projekti.

Monet yritykset pyrkivät korjaamaan tämän ongelman puhdistamalla dataa säännöllisillä talkoilla. Käsin suoritettu talkootyö on mahdollista, mutta pienenkin kokonaisuuden kanssa projekti on vähintäänkin viikon mittainen henkilötyötunteina mitattuna. Usein projekti syö niin paljon aikaa, että sen unohtaminen vähemmän tärkeänä on erittäin helppoa.

Kuten sanottua, datan puhdistaminen on prosessi, ei kertaluontoinen projekti. Olisi siis hyvä, että joku puhdistaisi dataa jatkuvasti. Koska kyseessä on suhteellisesti yksinkertainen, toistuva tehtävä, on ihmisen käyttäminen tässä turhaa. 2020-lukua lähestyessä tällaiset tehtävät voidaan sysätä koneiden tehtäväksi. Sales Intelligence-alusta voi läpikäydä kaikki CRM:si olevat yritykset, poistaa duplikaatit ja korjata virheet. Tärkeimpänä, työkalu tekee tämän kaiken automaattisesti ja säännöllisesti riippumatta siitä, kuinka suuri tietokanta on kyseessä.

Tämä prosessi toimii, koska sales intelligence työkalu etsii jatkuvasti tietoa luotettavista lähteistä (kuten kansallisista rekistereistä) ja vertaa sitä tietoihin, joita yritykselläsi on CRM:ssä. Yksiselitteisten tietojen, kuten Y-tunnuksen ja osoitteen tunnistaminen vähentää duplikaatteja ja, koska datan tallentaminen on koneen vastuulla, ei ihmiselle tyypillisiä huolimattomuusvirheitä tapahdu. Kun työkalu osaa yhdistää oikeat tiedot oikeaan asiakkuuteen, voit rikastaa asiakkuuden tietoja esimerkiksi talousluvuilla tai tiedoilla yrityksen käytössä olevista teknologioista.

Älä jää odottamaan että joku muut puhdistaa datan puolestasi

Jokainen yritys, joka käyttää CRM:ää, haluaa pitää sen siistinä. Datan virheiden korjaaminen avaa mahdollisuuksia uusien datapisteiden lisäämiseen, tarkempien havaintojen tekemiseen ja lopulta datavetoisen myynnin harjoittamiseen, jolla on luonnollisesti myyntilukuja parantavia vaikutuksia.

Me elämme data-vetoista aikakautta, jossa erilaiset datasetit ovat päätöksenteon ja strategian perustana yhä useammissa yrityksessä. Voimme siis yhdessä todeta, että likainen CRM sotkee lopulta koko liiketoimintaasi.

Topics: Data

Eduardo Alonso

Scribbler at Vainu’s Marketing team. Taco enthusiast and obsessive record collector. Straight outta Madrid.