Salesprofessional, stop met je CRM bijwerken - als je dat al deed

Het is misschien een open deur, maar data zijn een onmisbaar onderdeel van een modern, succesvol salesteam. Want datagedreven sales professionals hoeven geen tijd te verspillen aan prospects die uiteindelijk niet geschikt blijken te zijn. Met data kunnen ze juist nieuwe kansen identificeren die anders onopgemerkt zouden blijven.

Dat er geen tekort is aan informatie over zo ongeveer elk bedrijf in de wereld mag duidelijk zijn. Zo zouden in theorie de databases van elk B2B salesbedrijf volop gevuld moeten zijn met relevante data. Maar… klopt dit ook in de praktijk? Is jouw CRM op en top gevuld met relevante data? Heeft de rest van je salesteam hier ook makkelijk toegang tot? En dan met name de data die het meest relevant voor hen zijn? En weet je ook zeker of de data waarmee jij en je team werken accuraat en up-to-date zijn?

Ondanks de data overvloed, zijn er twee problemen met B2B bedrijfsinformatie: incomplete databases en data verval. Belangrijke uitdagingen om op te lossen, want om salesprestaties te verbeteren, moeten salesmensen betrouwbare inzichten kunnen halen uit de informatie die is opgeslagen in een CRM. Daarvoor moeten ze gemakkelijk toegang hebben tot de data die voor hen het meest relevant zijn, en moeten ze ervoor zorgen dat de data waarop ze zich baseren zowel accuraat als up-to-date zijn.

Laten we dit eens beter bekijken.

Probleem 1: Incomplete databases

Vanaf het moment dat iemand zich abonneert op de nieuwsbrief van een bedrijf tot het eerste gesprek met een sales professional, is elke salesorganisatie continu bezig met het verzamelen van klantdata. Met deze informatie, meestal opgeslagen in een CRM, kunnen verkopers elke interactie met een prospect persoonlijk en contextueel maken.

Om dit te kunnen doen moeten salesmensen gemakkelijk toegang hebben tot voldoende data, zodat ze een diepgaand inzicht kunnen krijgen in de situatie en de behoeften van de prospects. Dit is niet altijd het geval. Ontbrekende en onvolledige datavelden verlammen vaak de database. Marketeers vragen bijvoorbeeld meestal naar de bedrijfsnaam en functietitel van de prospect in lead capture formulieren. Dergelijke informatie heeft weinig waarde zonder context. Wat is de bedrijfstak van het bedrijf? En hun financiële situatie? Past het bij het bedrijf? Voor het beantwoorden van deze vragen is meer nodig dan de firmographic data die gewoonlijk in een CRM worden opgeslagen.

En om het nog wat erger te maken: bedrijfsdata verouderen snel. Dit brengt ons dan ook bij het tweede probleem: data verval.

Probleem 2: Data verval

Klantdata raken in verval. Dit betekent dat de informatie over je contacten na verloop van tijd - en om verschillende redenen - verouderd, onnauwkeurig en irrelevant wordt.

Het verval van data gaat zo langzaam dat er geen alarmsignalen afgaan. De e-mailadressen van contactpersonen veranderen wanneer zij van het ene bedrijf naar het andere verhuizen, iemand maakt een dubbele vermelding, bedrijven verhuizen, of een fusie blijft onopgemerkt. Door de gestage stroom van kleine fouten is dataverval moeilijk op te sporen en een reëel probleem.

Net als bladeren die geel worden in de herfst, is het verval van data een feit. Volgens schattingen veroudert een typische sales- en marketingdatabase met zo’n 23% per jaar.

De effectiviteit van elke sales-tool hangt af van de ‘toevoer’ kwaliteit. Zo kun je investeren in het meest geavanceerde CRM-platform, maar zonder betrouwbare data weet je niet zeker of je achter de juiste accounts aanzit.

Goede sales professionals willen hun tijd en energie besteden aan sales efforts met toegevoegde waarde, en niet aan achter een scherm zitten om handmatig data in een systeem in te voeren. Geen wonder dus dat salesmensen en CRM’s niet goed met elkaar overweg kunnen.

Hoe kun je ervoor zorgen dat je data altijd up-to-date en betrouwbaar zijn?

Veel salesorganisaties vertrouwen erop dat hun salesteam hun contacten database up-to-date houdt en ontbrekende informatie toevoegt naarmate ze hun accounts onderzoeken. Wie zijn immers de primaire gebruikers van een CRM? Dat klopt, salesmensen. Dag in, dag uit loggen ze in op het CRM en houden ze hun dagelijkse salesactiviteiten bij.

In dat geval lijkt het niet meer dan logisch dat juist sales professionals verantwoordelijk zijn voor het in vorm houden van de database en de data gaandeweg bijwerken. Wat kan er dan nog fout gaan?

Het gevolg is dat CRM een administratieve taak wordt op het toch al overvolle bordje van de sales rep. Sales mensen besteden al een groot deel van hun tijd aan non-salesactiviteiten, zoals het invoeren van data in een CRM systeem, het corrigeren van formatting issues of het verwijderen van overbodige datavelden.

Maar goede sales professionals willen hun tijd en energie besteden aan sales efforts mét toegevoegde waarde, en niet aan achter een scherm zitten om handmatig data in een systeem in te voeren. Geen wonder dus dat salesmensen en CRM’s niet goed met elkaar overweg kunnen.

Download Sales Playbook Template

Als salesmensen hun CRM al niet updaten, wie doet dat dan wel?

Als salesprofs hun tijd en energie niet mogen besteden aan de data van hun CRM zo goed mogelijk te maken, wie gaat het dan doen? Robots, natuurlijk.

We leven in een tijd waarin er een eindeloze hoeveelheid aan automatisering binnen handbereik is. Sales intelligence elimineert voorheen handmatige processen, zoals het bijwerken van je CRM. De technologie lokaliseert de relevante bedrijfsinformatie en inzichten die je nodig hebt, controleert ze op nauwkeurigheid en geeft je een volledig overzicht van elke prospect. Met andere woorden, je kunt rustig achterover leunen en zien hoe je database groeit met relevante, bruikbare inzichten - zonder hier ook maar iets voor te hoeven doen!

Laten we nu stapsgewijs doornemen hoe je sales intelligence kunt gebruiken om een systematisch proces voor automatische databijwerking op te zetten.

Data updates: een 5-stappenplan

1) Stel je doel(en) vast

Wanneer je een update van je contacten database plant, wil je natuurlijk het bedrijfsdoel bepalen dat je wil bereiken. Wil je bijvoorbeeld alleen je database opschonen? Of ook je segmentatie verbeteren en/of ontbrekende informatie in real-time toevoegen?

Zo in het begin is het ook goed om te bepalen hoe vaak je de data wil bijwerken. Idealiter wil je real-time updates implementeren om veranderingen in je target accounts te volgen. Op die manier kun je reageren en contact opnemen zodra een nieuw bedrijf voldoet aan de beschrijving van je ideale klantprofiel.

Neem dit voorbeeld. Een boekhoudbedrijf in de financiële sector wil bijhouden wanneer een van zijn 20.000 klanten nieuwe financiële informatie vrijgeeft. Dit inzicht helpt de sales- en marketingteams om de salesprocessen op elkaar af te stemmen en marketingcampagnes te lanceren wanneer hun klanten dit het meest verwachten.

build-pipeline-tecnographics

2) Selecteer de te uploaden datavelden

Vervolgens kies je de data categorieën die moeten worden bijgewerkt. Wij raden je aan alle kenmerken op te sommen die jouw ideale klantprofiel beschrijven.

  • Basic firmographic data, waaronder bedrijfs-ID's, register entiteiten en locatiegegevens;
  • Financiële data, zoals balansen en financiële overzichten;
  • Data over groepsstructuur, financiering en fusies;
  • Officiële bedrijfstakclassificatie en andere categorisering;
  • Data over besluitvormers en contactpersonen;
  • Website intelligence, inclusief keywords en nieuwspagina;
  • Technologische data, zoals content management systeem en marketing automation tools;
  • Data over sociale media.

Terug naar ons voorbeeld: een boekhoudkantoor zal zich verder verdiepen in de categorie ‘financiële data’ en in zijn CRM de benodigde datavelden creëren om informatie te ontvangen, zoals de vrijgave van een jaarrekening.

Wanneer een CRM is aangesloten op een platform voor salesinformatie, worden de datavelden in het CRM automatisch bijgewerkt zodra een datapunt verandert. Zo kunnen salesmensen altijd handelen op basis van de meest recente informatie.

3) Kies een databestemming

Software voor salesinformatie integreert met verschillende bedrijfssystemen. Normaal gesproken is je CRM de centrale hub voor al je contactgegevens. Als gevolg daarvan zal een sales intelligence-platform extra data toevoegen aan je CRM-record, zodat je database een overvloedig reservoir van bedrijfsinformatie wordt.

Dit proces wordt dataverrijking genoemd en wordt gedaan door de juiste data te koppelen aan de juiste account in je CRM. Het enige wat de robots nodig hebben is een gemeenschappelijke factor die de verschillende datasets met elkaar verbindt. Dit kan bijvoorbeeld een bedrijfs-ID zijn, de naam van het bedrijf of een website domein.

Er kan een moment komen dat je de data in een ander systeem wil bijwerken. Dat kan het geval zijn met marketing automation tools. Dit kan je helpen om campagnes op het juiste moment te lanceren.

financial-statements

4) Selecteer de te updaten accounts

Tot slot selecteer je de groep bedrijven die je wil bijwerken. Je kunt besluiten om alle accounts in je CRM bij te werken, of een specifiek segment, zoals alle bedrijven in een bepaalde regio, of met een bepaald aantal werknemers.

In ons voorbeeldgeval wil de onderneming data updates ontvangen om up-sell mogelijkheden te identificeren. Daarom zal de data update zich richten op het segment 'bestaande klanten'.

5) Reageer op trigger events

Real-time data updates openen deuren naar saleskansen op basis van trigger events. Bij sales draait alles om timing, en niets geeft beter aan wanneer het juiste moment is om te verkopen dan trigger events.

Data updates van externe bronnen, zoals sales intelligence technologie, helpen trigger events in je sales proces op te nemen. Met real-time bedrijfsinformatie die in je CRM wordt ingevoerd, worden salesmensen gewaarschuwd voor recente veranderingen die aangeven wat het beste moment is om je product of service te verkopen. Trigger-events kunnen je ook helpen je bereik aan te passen, omdat ze context bieden om je bereik te personaliseren.

Niet een eenmalig ding

Het onderhouden van een betrouwbare, up-to-date database vereist toewijding. Het opschonen en bijwerken van data kan geen eenmalig project zijn - vergeet niet dat data verval een feit is. Een datadump betekent daarom nog geen datagedreven salesproces.

Een slimmere oplossing is om het proces te automatiseren en te vertrouwen op sales intelligence technologie om a) je data op te schonen en b) datapunten automatisch bij te werken door relevante bedrijfsinformatie in je CRM in te voeren. Alleen dan hebben salesprofessionals toegang tot de data die voor hen het meest relevant zijn, kunnen ze betrouwbare inzichten verwerven en vervolgens hun salesprestaties verbeteren.

Van webhooks tot native integraties: er zijn vele manieren om je database bij te werken en handmatige dataprojecten te vermijden. Benieuwd hoe Vainu jouw CRM kan veranderen naar een bron van een en al inzicht? Vraag een demo aan voor meer informatie.

Topics: Bedrijfsinformatie

Eduardo Alonso

Scribbler at Vainu’s Marketing team. Taco enthusiast and obsessive record collector. Straight outta Madrid.