Hur du bygger en pålitlig databas i ditt CRM-system

Den moderna formel 1-bilen är en elegant konstruktion: ett komplext maskineri som kan komma upp över 200 km/h utan problem. Men det är inte bara en snabb bil, den drivs även av intelligent teknologi.

Bilen är fylld med sensorer. Som förare övervakar och överför man information, mäter varvtider, däck- och bromstemperatur, lufttryck och motorprestanda. Förr i tiden låg förarens öde i händerna på den egna förmågan att fatta snabba beslut på banan. Idag är det data som dikterar hur F1-bilar byggs och körs under ett lopp.

I likhet med modern racing så genomsyras även försäljningsarbetet av dataanalyser. I denna artikel tar vi dig igenom de nödvändigaste stegen som krävs för att du ska kunna bygga en pålitlig databas i ditt CRM. En databas som gör så att du kan fatta datadrivna beslut i varje kundinteraktion.

I denna tid av informerade köpare, bör du använda aktuell och relevant data i varje steg av säljprocessen. Genom att använda företagsinformation från öppna källor vet du exakt vem du ska prata med, vad du ska prata om och när du ska kontakta dem. Och ditt CRM, fulltankat med data och insikter, kommer att vara den vinnande teknologin som tar dina säljprocesser framåt.

Steg 1: Städa upp där inne

Ett CRM har en omättlig hunger efter data. Varje dag använder säljorganisationer sina CRM-system för att samla in mängder av kunddata från olika källor. När prospekt begär en demo via din hemsida lämnar de vanligtvis ifrån sig personlig information såsom deras jobbtitel eller företagsnamn. Flera gånger under en arbetsdag loggar säljare in i sitt CRM för att göra anteckningar från olika säljsamtal. Steg för steg så samlar systemet på sig data. Vissa delar är användbara men det finns även delar av informationen som inte är det. Ifall du inte underhåller ditt CRM så kommer det snabbt att uppvisa symptom på försämring.

Innan du kan börja bygga din bas så ska du först rensa bort onödigt skräp (data) från platsen. Eliminera dubbletter och bristande poster, samt felaktig och föråldrad information som får din säljprocess att svaja, spricka och i tillslut kollapsa.

Gör datarengöring till en återkommande vana

Datarengöring, eller rensning av data, är en process för att upptäcka och/eller ta bort korrupta eller felaktiga poster från ett dataset. Inom B2B-försäljning och marknadsföring är data om kunder och prospekt det som vanligtvis lagras i ett CRM-system.

Det är tack och lov väldigt enkelt att åtgärda problemet med felaktig data.

  1. Identifiera korrupt data.
  2. Radera, korrigera och uppdatera varje post som behövs.

Detta är teorin. I praktiken så är det tyvärr oftast bara när CRM-systemen blir överfulla av korrupt data som företag ägnar sig åt datarengöring. Men då är det egentligen redan för sent eftersom det gör så att du kommer att missa försäljningsmöjligheter. Ett ovårdat CRM gör att du arbetar ineffektivt vilket kommer att påverka dina försäljningscykler så att de bromsas in. När säljare inte har en datadriven anledning att ta kontakt så blir samtalen kallare än is. Säljaren blir då mer en huvudvärk än en hjälpande hand för kunden.

Det är bland annat detta som ger säljare dåligt rykte.

Data blir utdaterad snabbare än du tror, vilket har blivit ett verkligt problem. Och precis som damm i dina bokhyllor så tenderar du att undvika det, särskilt om det kräver mycket manuell datainmatning. Föråldrade och felaktiga poster kommer att fylla ditt CRM över tid och i förlängningen blir det svårare för dig att hitta värdefull information. De insikter du kan få från ett rörigt CRM är i bästa fall kvalificerade gissningar.

Du måste inte vänta tills ditt CRM har börjat förfalla innan du börjar leta efter en lösning. Alla organisationer som arbetar med ett CRM, men som inte redan har en process för datarengöring, bör se till att komma igång med det, snarast.

Du måste inte vänta tills ditt CRM har börjat förfalla innan du börjar leta efter en lösning. Alla organisationer som arbetar med ett CRM, men som inte redan har en process för datarengöring, bör se till att komma igång med det, snarast. Den faktiska utmaningen i detta är att lyckas bygga en vana som fastnar, datarengöring är inte en engångslösning.

Ett sätt att lösa detta problemet på är att du bestämmer några gånger i månaden att manuellt åtgärdar datan. Det låter inte så kul va? Att rensa ett dokument i taget för hand, även om det bara är några hundra kontakter, kan ta dagar eller till och med veckor. Och har du verkligen den tiden? Nej, och det är därför många företag struntar i det och kör vidare med ett fallerande CRM.

En annan betydligt smartare lösning, som dessutom är skalbar, är att lita på dagens teknologi och automatisera processen. Du kan använda ett sales intelligence-verktyg som går igenom din företagsdata i ditt CRM-system. Det kan hitta dubbletter och korrigera inkonsekvenser. Men det viktigaste av allt är nog ändå att verktyget gör detta helt automatiskt och rutinmässigt, oavsett storleken på din databas.

Denna process fungerar eftersom ett pålitligt sales intelligence-verktyg bygger på att det hela tiden hämtar data från kvalitetskällor och jämför den med informationen i ditt CRM. Med ett sales intelligence-verktyg är det inga problem att identifiera unika egenskaper såsom organisationsnummer eller e-postadresser eller att radera dubbletter. Detta eftersom den manuella hanteringen av data (som oftast ställer till problem) hålls till ett minimum. När verktyget väl kan koppla rätt data till rätt konto så kan du börja berika din databas med ytterligare datapunkter såsom firmografisk och teknografisk data, som ger dig djupare insikter om dina prospekt och kunder.

New Call-to-action

Steg 2: Integrera dina olika databaser

När du har en snygg och städad kunddatabas måste du se till så att sälj och marknad har tillgång till samma data. Olika system och plattformar såsom CRM och marketing automation bör vara helt integrerade med varandra så att de delar data om företag, formatering och nödvändig kontaktinformation.

När systemen som sälj och marknad använder kan tala med varandra så komme du att se fördelar såsom att:

  • Båda teamen har en fullständig bild av köparens livscykel, från besökare till kund.
  • Ditt säljteam får tillgång till data om en kunder och prospekts affärs- och onlinebeteenden vilket gör det lättare att förstå och hitta potentiella mönster.
  • Säljare kan bättre förutse köparens behov och vara proaktiv genom att dela relevant innehåll anpassat efter varje potentiell köpares situation.
  • Marknadsförare kan lättare se vilket innehåll som fungerar bäst i botten av säljtratten, samt snabbare fylla eventuella luckor eller generera mer av det innehåll som ger resultat.
  • När båda teamen har förståelse för hela köpresan genom säljtratten kan sälj och marknad samarbeta för att åtgärda problem som uppstår samt få mer tid över att lägga på det som ger positiva resultat.

Steg 3: Lägg till relevanta datapunkter

Ditt CRM-system är endast lika värdefullt som den data det innehåller. Ju fler insikter din data erbjuder, desto rikare kundprofiler kan du bygga. Kort sagt, en stor mängd relevant data hjälper dig att fatta fler informerade beslut.

Lyckligtvis råder det ingen brist på information om i stort sett något företag i världen idag. Det enda du behöver göra är att gå online och söka efter den. Dock finns det inget företag som kan skaffa pålitlig CRM-data med manuella processer. Det finns begränsningar för hur mycket en säljare kan ta reda på eller fråga ett prospekt. Och det är här begreppet databerikning kommer in i bilden.

Databerikning hänvisar till de verktyg och processer som förbättrar, förfinar eller på annat sätt ökar kvalitén hos rådata. För säljare innebär databerikning främst att intern och extern data förs samman och bildar en rikare profil av potentiella och befintliga kunder.

Vill du hitta alla prospekt som matchar din ICP? Prova gratis nu!

Steg 4: Använd automatisk uppdatering för att undvika inaktuell data

Organisationer förändras och människor byter jobb. På bara några månader är din data, som du arbetade så hårt för, inte längre aktuell. Data blir gammal och det påverkar oss alla. Att göra engångsrensningar kommer bara att fungera under en begränsad tid.

För att undvika inaktuell data som tar upp mer och mer lagringsutrymme i ditt CRM (och eventuellt ökar dina kostnader) ska du schemalägga regelbundna tillfällen för datarengöring. Se till så att ditt sales intelligence-verktyg är anslutet och igång, så att du inte missar de senaste ändringarna inom dina konton. Detta gör att du inte bara har ett välfungerande CRM-system utan även att du får notiser när det har skett en förändring som öppnar upp en möjlighet till försäljning inom dina konton. Detta gör att du kan bygga en pålitlig relation till ditt CRM-system.

Med tillgång till aktuell och uppdaterad företagsdata direkt i ditt CRM så kan du se vinster omedelbart. Exempelvis kan du förenkla era konverteringsformulär och skapa hyper-riktade kampanjer och kundsegment. Du kan även hitta värdefulla insikter som förbättrar dina account scoring-processer samt ökar mer- och korsförsäljning. Slutligen blir du även bättre på att förutse och förhindra uppsägningar från kunder.

Steg 5: Bestäm vilka regler ni ska följa

CRM är kraftfull teknologi. Med rätt data i systemet kan det fungera som en ryggrad i din säljprocess. Men precis som racerbilar, oavsett hur kraftfulla de är, så kan de lätt gå sönder utan rätt typ av vård.

För att säkerställa att ditt CRM fungerar som det ska under lång tid framöver måste du sätta upp regler så att din databas inte försämras för snabbt. Du måste upprätta regelbundna revisioner av mätbara resultat, genomföra regelbunden datarengöring, uppnå en viss standar i din data och implementera funktioner som begränsar möjligheten att föra in data på olika sätt.

Det viktigaste är att sätta upp grundläggande regler som dina säljare måste följa. Överväg att utse en dataansvarig som är specialiserad på datakvalitet.

I ett väl fungerande CRM är den manuella inblandningen minimal och du kan ställa in underhållet på autopilot. Ett modernt CRM kommer att upptäcka affärer, organisationer, aktiviteter och kontakter där datan är avvikande. Till exempel ifall det saknas en e-post till en affär eller om affären inte är kopplad till någon organisation. Ifall detta sker så får säljaren en varning som uppmanar till att åtgärda misstaget. Med andra ord, systemet meddelar dig när någon har gjort fel. Och det är så du håller din data i toppform.

Förvandla ditt CRM till ryggraden i din försäljningsorganisation

Denna blogg utgår ifrån ett av kapitlen som ingår i vår e-bok Don’t blame the CRM! I denna 45-sidiga handbok går vi igenom de steg som krävs för att bygga en grundlig databas, hur man identifierar nya möjligheter, olika sätt för hur du ska lära känna dina prospekt bättre än de känner sig själva, hur man skapar rätt meddelanden vid rätt tidpunkt, samt hur du analyserar och förbättrar varje steg i din säljprocess.

Du kan ladda ner e-boken här.

Topics: Product

Eduardo Alonso

Scribbler at Vainu’s Marketing team. Taco enthusiast and obsessive record collector. Straight outta Madrid.