Sales Operations: Vad det innebär och praktiska tips

Det som händer bakom kulisserna under en konsert har en avgörande betydelse för hela showen. De ansvariga för scenografi, ljud, kostym samt många andra delar är de som formar och ger liv till ett uppträdande. På samma sätt finns det en uppsättning aktiviteter inom försäljning som sker bakom kulisserna. Dessa hjälper säljorganisationen att arbeta mer effektivt med affärsstrategier och mål. Utan SalesOps blir det ingen show.

Arbetet som SalesOps lägger ner går ofta obemärkt förbi. Teamet ringer inte i klockor när affärer stängs. De är varken valjägare eller ligger bakom populärt marknadsföringsinnehåll. Istället fokuserar de på att optimera säljprocessen, eliminera friktion och frigöra säljarnas tid så att de kan göra vad de gör bäst: nå ut till prospekt, boka möten och stänga affärer. SalesOps-teamet skapar en solid grund som försäljningen kan byggas på.

I denna artikeln får du en introduktion till sales operations och varför det är en viktig funktion för din organisations försäljning.

Vad är sales operations?

Sales operations (ofta förkortat SalesOps) avser de roller, processer och aktiviteter som stöttar och minskar friktion i säljprocessen så att säljare kan vara mer produktiva och framgångsrika i sitt arbete.

Denna enhet ansvarar för att analysera och optimera säljprocessen genom användning av data för att bidra med strategiska insikter samt bästa praxis för vägledning kring utbildningar och teknologi som driver utvecklingen framåt.

Kort och gott så är SalesOps huvuduppgift: att hjälpa säljare stänga fler affärer, snabbare.

Innehåll:

  1. Vikten av sales operations
  2. Sales operations vs. sales enablement
  3. Funktionaliteter inom ett sales operations team
  4. Praxis för SalesOps
  5. Sammanfattning

Vikten av sales operations

Enheten sales operations hamnar ofta i skärningspunkten mellan system, vetenskap och praxis. SalesOps bygger ut datadrivna processer och arbetsflöden så att säljarna ska kunna nå större framgång. Effektiviteten inom en säljprocess kan göra hela skillnaden mellan ett säljteam som blomstrar och ett som går på grund.

En SalesOps-ansvarig tar sig an många av de administrativa och operativa belastningarna som krävs för att driva en försäljningsorganisation. Eftersom dagens säljorganisationer blir allt mer beroende av data och teknologi måste det finnas någon som organiserar ”kaoset”. I många företag är det naturligt att SalesOps tar ägandeskap för administrationen över säljarnas systemmiljö, i synnerlighet när det handlar om CRM.

SalesOps är inte direkt involverade i köp/sälj-konversationer men har en direkt inverkan på dem. Genom att hela tiden använda data för att optimera säljprocessen så kan SalesOps förse säljarna med verktyg samt frigöra tid så att de kan fokusera på att sälja så effektivt som möjligt.

Sales operations vs. sales enablement

Sales operations och sales enablement strävar mot ett gemensamt mål: att förbättra försäljningsaktivitet och resultat. Termerna används ibland synonymt med varandra trots att det finns flera distinkta skillnader mellan dem.

I ordlistan för säljare hittar vi den lite nyare termen sales enablement som refererar till den process inom en organisation där du förser ditt säljteam med verktyg, resurser och den träning som behövs för att stänga fler affärer. En sales playbook är en av de mest vanliga och effektiva resurserna inom sales enablement.

Sales operations däremot fokuserar på centrala aktiviteter såsom strategier, rapporter, processer eller budgeteringar. Så medan sales enablement stödjer säljare i frontlinjen genom utbildning och material, fokuserar SalesOps mer på att göra själva processen mer effektiv genom data, säljverktyg och optimerade arbetsflöden.

Olika sidor av samma mynt, sales enablement är en komponent inom sales operations.

Vill du hitta alla prospekt som matchar din drömkundsprofil? Be om en demo nu!

Funktionaliteter inom ett sales operations team

Kort och gott, SalesOps handlar om att optimera säljprocessen för att kunna driva resultat och öka verksamheten. Avdelningens mål är att stötta säljare genom att implementera rutiner och processer som frigör säljarnas tid, minimerar friktion och öka prestationerna.

Förr jobbade SalesOps främst med att göra analyser av siffror, numera är de utrustade för att hantera en mängd olika behind-the-scenes aktiviteter och uppgifter. Nedan kommer de fyra huvudfunktionerna som ditt SalesOps team behöver kunna utföra för att uppnå effektivitet och på så sätt även hjälpa säljare att stänga affärer snabbare.

1. Rapportering: att välja ut de viktigaste nyckeltalen inom försäljning

SalesOps är beroende av data. De ligger i deras natur att räkna på saker och de kan förutse, manipulera och förklara all data som säljprocessen genererar. SalesOps övervakar alla olika nyckeltal inom försäljning som genererar insikter kring hur du kan förbättra din hit-rate samt optimera hela säljprocessen. Den mätdata som SalesOps vanligtvis använder kan avslöja flaskhalsar, trender samt ineffektivitet som kan, med en snabb korrigering, förbättras så att resultaten för hela organisationen blir bättre på lång sikt.

SalesOps följer ofta data såsom pipeline effektivitet, genomsnittlig längd på säljcykeln eller responstiden från leads. Oavsett vilket uppsättning data du väljer att mäta så ska den alltid kan kopplas och påverka strategin. Till exempel för ett SaaS-bolag hjälper det inte att ha en hög konverteringsgrad för nykund ifall du inte lyckas behålla kunderna över tid. För SalesOps kan en förhöjd churn-rate vara en röd flagga som indikerar att säljarna behöver ytterligare utbildning i hur de hittar och får rätt typ av köpare att signera eller hur de bygger rätt typ av förväntningar hos potentiella köpare.

2. Sales enablement

Som säljare stöter du ofta på osäkerhet. Det kan vara budgetnedskärningar. Eller så kan det vara en köpare med många invändningar. SalesOps måste arbeta för att minska osäkerheten och skapa tydligare processer och rutiner för säljare så att de ska kunna utvecklas och glänsa i sitt arbete.

Det är SalesOps som ska bygga grunden för säljprocessen. Från hur hanteringen av sales stacken ska gå till, till att skapa arbetsflöden och playbooks. Även vissa andra uppgifter som inkluderar coaching och mentorskap, utbildning kring verktyg samt implementering av företagets försäljningsmetodik ingår i SalesOps arbete.

3. Implementering och optimering av säljprocessen

Ifall B2B-försäljning vore ett videospel skulle SalesOps vara de som skriver en steg för steg guide för hur du tar dig igenom spelets utmaningar. SalesOps ansvarar över att bygga, analysera samt anpassa säljprocessen så att den ökar antalet konverteringar, kortar ner säljcykeln och maximerar vinsterna.

Tänk på ett typiskt SalesOps-projekt. Som administratörer av CRM och andra säljverktyg kan SalesOps se över sätt för att eliminera tidskrävande uppgifter såsom manuell inmatning av data i ditt CRM-system. Med regelbunden databerikning kan ditt CRM berikas med den företagsinformation som saknas. Till exempel firmografisk data, teknografisk data och köpsignaler kopplade till kontakterna i din databas.

4. Strategi och planering

På grund av SalesOps funktionalitet som dataanalytiker har de en nyckelroll när det kommer till att etablera en säljstrategi och sätta upp framtida säljmål. Teamet antar ofta en rådgivande roll till försäljningschefen eftersom de kan bidra med ett helhetsperspektiv över säljprocessen.

SalesOps kan även arbeta tillsammans med marknad för att finjustera dess kommunikation och innehåll. Ett sådant samarbete (även kallat smarketing) krävs för att överlappa klyftan mellan sälj och marknad. Båda team tjänar på att samarbeta, framförallt när det kommer till två centrala områden: a) att utveckla struktur i säljprocessen och b) skapa relevant innehåll för målgruppen.

Sales Activity Tracking Spreadsheet

Praxis för SalesOps

Teamstrukturen inom en SalesOps-enhet kommer i alla olika former och färger. Trots att SalesOps har blivit en integrerad del av säljorganisationen, förekommer det variationer vad gäller struktur, roll och implementering inom olika företag och branscher. Mindre företag kanske exempelvis föredrar att enbart ha en erfaren affärsutvecklingschef, medan en större organisation sätter upp ett helt team med teknisk specialkompetens, sales effectiveness managers och sales operations managers.

Oavsett vilken storlek ditt företag har så ska du följ dessa metoder för att säkerställa att ditt SalesOps team arbetar lika smidigt som en ny-oljad motor.

1. Fastslå och förstå vilka som är relevanta KPI:er

En bra SalesOps-ledare konsumerar siffror till frukost. Som tur är råder det ingen brist på statistik och KPI:er att följa. Dock är utmaningen hur du ska veta att du mäter de mest meningsfulla aktiviteterna för din verksamheten.

Instrumentbrädan hos en SalesOps-ansvarig visar nyckeltal ur ett helhetsperspektiv såsom genomsnittligt kontraktsvärde, säljcyklar och hit-rate. Dessa nyckeltal delas över hela organisationen, men en del av det som SalesOps gör är att gräva djupare in i dessa detaljer.

Till exempel. Säljteamet känner till deras hit-rate, men vet de i vilket skede i säljprocessen som de tappar de flesta av sina affären, eller varför? Säljteamet har mest troligt även koll på hur mycket de sålde för förra månaden, men vet de från vilken kundprofil de mest lönsamma kunderna kommer ifrån? Det är den typen av information som SalesOps kan bidra med. För att kunna svara på den typen av frågor måste de ha tillgång till en översikt över hela säljprocessen. Först när detta är förstått är det möjligt att börja finjustera och slipa på processen.

Viktigt: Bryt ner siffrorna och granska dem med ett förstoringsglas. Djupdyk in i din process och teamets aktiviteter för att kunna identifiera de områden där säljarna briljerar samt där de finns rum för förbättring.

2. Identifiera trender innan de försvinner bortom din kontroll

När du väl har fått en detaljerad överblick av ditt teams prestationer vill du identifiera trender som hjälper dig att förstå brister och flaskhalsar inom er säljprocess. Vad hindrar dina säljare från att nå målen? Konverteringsgraden sjönk under den senaste veckan, hur kommer det sig?

Eftersom de har ett holistiskt synsätt på hela säljprocessen kan framgångsrika SalesOps-team förutse trender i tillräckligt god tid för att kunna undvika att säljteamet underpresterar under en längre tid.

Viktigt: Om du ser något, säg det. När du har identifierat en trend ska du vara snabb med att kommunicera den så att ni kan korrigera kursen i ett tidigt skede.

3. Sluta hantera alla små situationer som brandövningar

Det går snabbt inom försäljning, ofta finns det fler problem än vad det finns tid att lösa dem. Att rusa från uppgift till uppgift och stressa fram tillfälliga lösningar gör att bra rutiner och processer hamnar i obalans. Större fall av problemlösning riskerar att urarta till en klippa-och-skarva-situation där bara de mest akuta bränderna släcks.

Återkommande brandbekämpning förbrukar SalesOps resurser. Istället för att skjuta undan problemen via “quick-fixes”, identifiera det verkliga problemet: var läcker säljprocessen? Detta kan ge hållbara och långsiktiga korrigeringar som eliminerar de underliggande problemen som har störst inverkan på hela säljteamets framgång.

Viktigt: Arbeta med att lösa de verkliga problemen istället för att bara lösa det som brinner akut. Låt inte bekväma “quick-fixes” ta fokus från det som verkligen genererar resultat för säljteamet och affärerna som kommer in.

4. Anta en rådgivande roll till försäljningschefen

En nödvändighet för ett framgångsrikt SalesOps-team är ett starkt samarbete mellan chefen för försäljning och chefen för SalesOps. Som ”stabschef” måste en SalesOps-ansvarig lära sig att tänka som en försäljningsansvarig för att kunna föreslå lösningar som hjälper säljteamet att implementera långsiktiga förändringar.

5. Se till att dina data är korrekt och aktuell

Mängden arbete SalesOps kan utföra utan exakt, färsk och pålitlig data ligger på noll. I flertalet organisationer fungerar SalesOps som administratör för de säljverktyg som företaget använder, inklusive CRM:et. Detta betyder att det är SalesOps som ansvarar för att alla använder CRM:et korrekt, men även att informationen som matas in är relevant. Det underlättar att upprätta tydliga regler och riktlinjer så att alla i företaget använder ert CRM på samma sätt.

Kom ihåg att det kan gå rasande fort för datan i ditt CRM att bli irrelevant. Företag är i ständig rörelse och människor byter jobb, vilket gör dina data snabbt blir föråldrad och felaktiga. Varje organisation som arbetar med ett CRM bör etablera frekventa datarensning året runt för att åtgärda förlusten av data samt för att öppna dörren för ytterligare datapunkter och fler berikade insikter.

Sammanfattning

Genom att utnyttja data, insikter och teknologi är sales operations numera en kritisk del för försäljningsorganisationer av alla storlekar. Det stämmer att denna avdelnings arbete i stort sett går obemärkt förbi till vardags men i det långa loppet stöttar de i princip allt som har med försäljning att göra.  Vill du se till att dina anställda får ut det mesta av sin tid? Då är det SalesOps som gäller

Topics: Sales Operations

Eduardo Alonso

Scribbler at Vainu’s Marketing team. Taco enthusiast and obsessive record collector. Straight outta Madrid.